Smarta it-ledare inser att framgångsrik outsourcing kräver en balans. En balans mellan interna och externa resurser. CIO:n behöver en it-organisation som åtminstone är tillräckligt stabil för att att hålla ett öga på leverantören och se till att få ut största möjliga värde av relationen., säger Bob Kriss, delägare och jurist på jurisfirman Mayer Brown.

Men det är lätt att halka. När en organisation väl fått smak på fördelarna av it-outsourcing växer gärna appetiten på mer outsourcing. Snart har man lagt ut så mycket att fördelarna uteblir eftersom den interna it-organisationen blir allt magrare.

Hur mycket outsourcing är för mycket då? Det beror på kunden. Men här är sju säkra tecken på att du behöver ta tillbaka en del från dina leverantörer.

1. Du måste ta med leverantören på ledningsmöten.
Vd sammankallar till ett alla-korten-på-bordet-möte. Marknadsdirektören vill prata om bid data och analys. Finanschefen om it-kostnader. Det är ett dåligt tecken om du behöver ta med dig din leverantör till sådana möten.
– När enda sättet att förmedla strategisk it-information till ledningen är att bjuda in leverantören, så har du givit dem för mycket, säger Adam Strichman, grundare av Sanda Partners, ett konsultföretag inriktat mot outsourcing.
– Ett bra avtal reserverar rätten att kontrollera kritiska strategiska områden och sådana områden som rör kärnverksamheten, säger Brad Peterson, delägare på Mayer Brown.

2. Du drunkar i förändring
När till och med den allra minsta av förändringar kräver mycket pappersarbete är risken stor att du skickat ut för mycket till din leverantör.
– Din styrfunktion är maktlös om de behöver passera leverantörens godkännandeprocess, så du struntar oftast i att göra förbättringar eftersom de tar för lång tid och kostar för mycket, säger Phil Fersht, grundare av analysfirman HfS Research, en analysfirma inriktad på outsourcing.

3. Det finns ingen plats kvar för möten
– När du behöver företagets största konferensrum för möten med leverantören och det plötsligt inte är tillräckligt stort, så har du outsourcat upp över taket, säger Adam Strichman på Sanda Partners.

4. Transaktionskostnaden större än fördelarna
Det kan tyckas en självklar rödflagg, men kostnaderna för att hantera en växande portfölj av leverantörer kan smyga sig på en outsourcingkund. Det beror ofta på att kunden har fler leverantörer än de behöver, enlit Brad Peterson på Mayer Brown.

5. Nyckelpersoner inom it-ledarfunktionen har blivit avtalsryttare
Har CIO:n börjat fundera på om det inte hade varit rätt att gå juristlinjen i alla fall, precis som hans mamma hade velat. Inte bra.

Andra tecken på att du behöver minska andelen outsourcade resurser: du har tappat kontrollen över verksamheten och blivit en administratör. Folk du vill anställa är inte tekniker, utan avtalsadminstratörer. Du behöver kunskaper inom finansområdet för att bli bättre i ditt jobb, inte mer it-kunskap. Det säger Adam Strichman.

6. Du kan inte längre svara på enkla it-frågor
Ok. Så det är dags att planera för verksamhetens kontinuitet och du får frågan om var företagets information lagras. Då inser du att du faktiskt inte vet. Det kan låta extremt, men Adam Strichman har sett situationen i flera it-organisationer som har stora delar av verksamheten outsourcad.

7. Ingen bryr sig - om dig eller det som outsourcas
– När det inte finns mer utrymme för kostnadssänkningar genom att outsourca mer, och din leverantör går över ditt huvud till dina chefer för att övertyga dem om att det finns fler heltidsanställda att skära ner på, kan nästa gubbe som får gå vara du. Och det är ett säkert tecken på att det är dags att hålla tillbaka lite i outsourcingstrategin, säger Phil Fersht.

IDG News