Redan för flera år sedan insåg Täby, Nacka och Upplands Väsby att deras socialtjänster hade ett för dåligt systemstöd. Genom nätverkskontakter såg de att deras intressen sammanföll och började fundera på hur ett bra it-stöd skulle se ut.

För drygt två år sedan gick därför alla tre igenom sina processer inom socialtjänsten och när kartläggningen var klar för ett år sedan beslutade de att gå ut i en gemensam upphandling.

– Vi beslutade att verkligen utgå från verksamhetens behov och hade den förhoppningen att någon på marknaden skulle ha ett intresse av att utveckla ett sådant system, säger Leif Eriksson, cio i Täby kommun.

De system som finns på marknaden höll inte måttet, konstaterar han.

– Vi var inte nöjda med det som de stora drakarna, Tietoenator och WM-data erbjuder. Vi kände inte att de lyssnade på våra krav och när vi hade beslutat oss för hur vi ville att ett system skulle se ut sa den ena av dem att det inte gick och lämnade ingen offert. Den andra lämnade offert - men med en gigantisk prislapp.

I stället var det Boråsföretaget Pulsen som vann upphandlingen som är värd 16 miljoner kronor på fem år bara för de tre kommunerna. Dessutom finns fler intresserade – ytterligare 22 stockholmskommuner har skrivit optionsavtal.

– Finessen är att vi upphandlar it-stödet som en tjänst där betalningen baseras på antalet kommuninvånare och det gör det intressant även för små kommuner. Så på sätt och vis är vår upphandling till nytta för hela Sverige, säger Leif Eriksson.
 
Pulsen har nu två år på sig att utveckla systemet som ska erbjuda en förbättrad tillgänglighet för medborgarna.

– De ska lättare kunna ta del av information som rör dem. Det kan vara sådant som vad ens gamla förälder ätit på vårdhemmet exempelvis och man får också möjlighet till sådant som att ställa sig i kö till äldreboendet. Det här ställer stora krav på säkerheten naturligtvis, och troligtvis blir det så att dessa tjänster kräver e-id, säger Leif Eriksson.

Men systemet ska också underlätta internt i förvaltningen och även ha mobilt stöd för dem som är ute och arbetar på fältet.

– Rapportering och dokumentation blir bättre och enklare och vi hoppas på så sätt höja effektiviteten i myndighetsbesluten. Vi har dessutom många privata aktörer och då är det viktigt att beställningar hamnar på rätt ställe och att kvaliteten kan följas upp och då är ett sådant här system avgörande, säger Leif Eriksson.

Systemet är fullt integrerat med respektive kommuns affärssystem, ekonomi- och faktureringssystem samt andra administrativa system.

– Men att lösa en kommuns ärendehantering i gemensamma system tror jag inte är helt klokt. Det pratas mycket om att riva upp stuprörsstrukturen i förvaltningen. Men samtidigt får det inte bli ett mantra utan det handlar ju om att man ska göra värdefull information transparent och inte lägga en massa pengar på att även oviktig information kan bytas, säger Leif Eriksson.