Globaliseringen påverkar hela vårt sätt att arbeta. Hierarkierna har ersatts med tvärfunktionella strukturer som ofta involverar externa parter. Många arbetar i virtuella nätverk, projektforum och e-råd med många korskopplingar till olika personer och verksamheter.

Nyligen arrangerade Dataföre-ningen tillsammans med Volvo IT ett seminarium i Göteborg under rubriken ”Social Networking within enterprise”.

En av föreläsarna var Elisabeth Christborn, affärsutvecklare på Volvo IT. Hon arbetar i en särskild konsultgrupp som stöttar bolagen inom Volvokoncernen som vill arbeta i virtuella team.

Det handlar om att effektivisera, hitta nya arbetssätt med hjälp av tekniken och att införa nya verktyg, enligt Elisabeth Christborn.

– Mycket handlar om att effektivisera möten via nätet. Hur man bäst förbereder sig, hur man agerar under mötet och efterarbetet.

För att ändra beteendet och arbeta virtuellt och använda tekniken så att den verkligen genererar affärsnytta måste organisationen ha en förståelse för det som sker.

– Det kräver insikt om de nya förutsättningarna och om en ny kultur, och att man via kanaler som intranät och interntidningar förbereder alla vad det handlar om.

Tekniken är naturligtvis en förutsättning för att etablera ett virtuellt arbetssätt. Att det finns mejl, chatt, och system för konferenser via telefon eller webb. Det behövs också ett ramverk kring tekniken för att det ska fungera, som helpdesk och utbildning.

När allt är på plats är det sedan det nya sättet att arbeta som skapar den stora affärsnyttan, enligt Elisabeth Christborn.

– För att blir framgångsrik är det viktigt att förstå att det inte främst handlar om att lära sig tekniken, utan om människor. Att förstå dem och samarbetsprocesserna är en förutsättning för att nå affärsnytta.

Principerna för att ett virtuellt team ska fungera är först och främst att alla förstår syftet med det. Att alla vet vad det är och varför de ingår i gruppen.

Nästa steg blir att enas om samarbetet, när olika medier ska användas och när samarbetet ska ske.

– När man har slagit fast de här principerna kan man använda dem till att konfigurera olika tekniker för samarbetet. Genom att mäta teamets styrkor och svagheter blir det tydligt vad man behöver jobba mer med.

Hon slår fast ett antal framgångsfaktorer för att lyckas med virtuella grupper:

Utnyttja mångfalden i gruppen. Att vi är olika och tänker och agerar på olika sätt. Se till att koppla ihop olika typer av personer med varandra. Det kräver mycket men det ger också otroligt mycket.

Använd tekniken för att simulera verkligheten. Att exempelvis simulera ett konferensrum kan göra att det känns mer verkligt och nära.

Skapa en gemensam kultur och gemensamma värderingar i gruppen.

Volvo jobbar mycket på att formalisera kultur och värderingar i de virtuella teamen. I så kallade operating agreements slår man fast hur relationerna i gruppen ska se ut, vilka medier man ska interagera via och hur man ska bete sig i olika situationer.

Det kan handla om hur man ska förbereda ett möte, hur långa mötena ska vara eller när agendan ska vara klar.

– Mycket är sunt förnuft men det är också viktigt att formalisera det sunda förnuftet, säger hon.