"Vi har en enda plattform för allt. Det nya intranätet innebär att vi stöder vår verksamhet på ett helt annat sätt. Vi kan jobba snabbare och få ut mer inspiration och mode till medarbetarna på ett effektivt sätt." Det säger Sara Carlsson, ansvarig för information på Lindex.

Efter att det nya intranätet kom på plats för knappt ett år sedan kan Lindex från centralt håll förmedla mycket mer till butikerna än vad som tidigare var möjligt.

– Nu kan vi ge våra butiksmedarbetare inspiration för dagen. I en del som vi kallar ”at the moment” lägger vi in inspirerande bilder eller så kan vi förmedla en känsla av typen ”tänk så här i dag” eller tipsa om att vissa saker bör flyttas fram respektive bak i butiken just i dag. Alla får med sig hur de kan göra den kommande dagen. Eller om någon varit i New York på en modespaning kan vi lägga upp ett bildspel därifrån så att alla får ta del av det, säger Lindex informationschef Sara Carlsson.

Just att man från centralt håll kan förmedla vad Sara Carlsson kallar inspiration är en av de riktigt stora vinsterna med systemet, anser hon.

På intranätet finns allt ifrån senaste reklamfilmen till nya kampanjer och priser. Här finns också dagliga försäljningsrapporter per butik, budgetprogram, här redovisar alla sina tider och här planeras arbetsscheman.

Direktommunikationen med butikerna från huvudkontoret blir bättre och intranätet blir också en kanal för de anställda i butikerna att kommunicera med huvudkontoret och med andra butiker. Via bloggar och diskussionsforum kan de enkelt fråga om sortimentet eller komma med synpunkter och kommentarer.

– Sedan årsskiftet kan butikerna blogga och ge tips till varandra via intranätet. Tidigare kunde de knappt göra något själva, de tog bara emot information. Nu kan de vara mer delaktiga och komma med input.

Tanken från företagsledningen är att intranätet ska vara nära affärsmodellen, enligt Sara Carlsson.

– Vi har samlat alla praktiska verktyg som de som arbetar på Lindex behöver för sitt dagliga arbete, oavsett om de arbetar i butik eller på huvudkontoret. Vi har en enda plattform för allt. Det nya intranätet innebär att vi stöder vår verksamhet på ett helt annat sätt. Vi kan jobba snabbare och få ut mer inspiration och mode till medarbetarna på ett effektivt sätt.

Vinsterna med den nya typen av intranät delar Sara Carlsson upp i en hård del och en mjuk del.

Den hårda delen innebär att det sparar sparar pengar åt Lindex och gör att företaget får snabbare processer.

– Vi sparar mycket pengar på att inte behöva producera och skicka ut en massa papper och broschyrer. Dessutom sparar vi på miljön. Vi tjänar också mycket på att vi kan agera snabbare. På ett modeföretag måste det gå snabbt. När det händer något kan vi få ut information till alla på bara ett par minuter.

Den mjuka delen handlar om att intranätet stöttar företagskulturen och bidrar till att företagets värderingar sprids och anammas.

– Det är oerhört viktigt för oss. Intranätet gör att vi lyckas bättre med det.

Särskilt när Lindex har etablerat sig på nya marknader österut har det blivit tydligt hur stor roll de mjuka delarna har, enligt Sara Carlsson.

– Det är väldigt viktigt att verksamheten i ett nytt land snabbt tar till sig hur vi jobbar. Att de följer vårt koncept och verkligen förstår vad som är Lindex. Där blir intranätet ett verktyg för att ge dem helhetsbilden. Dessutom är det ett sätt att snabbt ge stöd till medarbetarna när det dyker upp nya saker som ska lösas, som ingen tänkt på.

Att från huvudkontoret kunna berätta vad som händer på Lindex ger en helt annan närhet till länder långt bort.

– I länder som ännu inte når intranätet jobbar man på ett helt annat sätt. Det är mer möten, man reser runt till butikerna, producerar mer interntidningar. Det blir inte alls samma snabbhet. I Ryssland kan postgången ta flera veckor.

Intranätet har runt 3 000 användare. Det är fler än vad ledningen hoppats på. Sara Carlsson tror att det underlättar att systemet nås via webbläsaren och via en ingångssida.

– En del butiksmedarbetare är inte så datorvana och det var en utmaning för dem att använda systemet. Hittar de allt på samma ställe blir det enkelt. Det har verkligen slagit igenom.