Sharepoint Server 2007 är Microsofts snabbast växande program någonsin. För inte så länge sedan passerade Sharepoint en miljard dollar i försäljning. Det berättar Wanda Yu, produktchef på Microsoft i Kanada.

Men ofta sker införandet på ett kaotiskt sätt, oavsett om det gäller verktyg för kunskapshantering eller sökningar. It-cheferna får problem med att hantera icke auktoriserade installationer som inte är kopplade till företagets övriga system eller som bryter mot interna och externa regelverk.

– Risken är att tekniken hamnar utanför it-chefens vakande blick. Vi ser mängder av den här typen av installationer som sker på användarnas initiativ, säger Wanda Yu.

Samma uppfattning har Strategic Counsels senioranalytiker Warren Shiau.

– Folk upptäcker saker på egen hand och tycker att det är intressant. En vettig utgångspunkt för it-chefen är att inse att det är bra om det sparar pengar, tid och jobb, säger han.

– Men i fel händer, utan rätt säkerhetsprocedurer, kan tekniken skapa problem över hela linjen.

För att få grepp om användningen av Sharepoint måste man använda rätt komponenter och göra anpassningar och ändringar på rätt sätt. Enligt Jignesh Shah, praktikchef på Torontobaserade Microsoftpartnern Cyberplex, finns det mycket för företagen att göra där.

– Folk blir som galna när det saknas styrning och processer. Fristående avdelningar i företagen talar inte med varandra. Användare går ut på webben och gör allt möjligt, så visst finns en risk att folk fattar egna beslut om hur de ska använda plattformen, säger han.

De som vill ha bättre grepp om Share­point bör tänka på fem saker, enligt IDG News.

Först och främst bör de dra nytta av stödverktygen i Sharepoint. Exempel på sådana finns online på Governance Resource Center för Sharepoint Server 2007. Där finns installationsguider, tjänstehanteringsrutiner och andra verktyg.

Andra rådet är att börja installationen helt och hållet från start, inte halvvägs in i en implementering. Allt bör också utvärderas så förutsättningslöst och så tidigt i installationen som möjligt.

– Skapa interna användargrupper och låt de olika avdelningarna hjälpa till att identifiera vem som behöver Sharepoint, vad det behövs till och vilka resurser som användarna ska få. Sedan skapar man standardiserade dokument utifrån en enhetlig begreppsapparat, säger Warren Shiau.

Det är sällan Sharepoint i sig som skapar problem, nyckeln ligger i att sätta upp rätt processer från början och sedan hålla sig till dem, framhåller han.

Tredje rådet är att dra nytta av rollbaserade processer. De möjliggör anpassning efter individuella behov. Nu är det dags att bestämma undantagen, vem som ska få titta på vilka data.
– Slutanvändarna får inte hitta på vad som helst. Inför rollbaserad åt­komst­kontroll som endast visar dem vägen till sådant som de behöver för att öka produktiviteten och effektiviteten, både individuellt och i organisationen, säger Warren Shiau.

Fjärde rådet är att följa upp eventuella risker och ha en fortlöpande skadekontroll. Ett av skälen till att Sharepoint har nått sådan framgång är att det är enkelt att använda. Det är också viktigt att se till att alla är med på hur samarbetsplattformen ska användas.

Femte rådet är att ha ständig och övergripande koll på hur program och data används. En installation av Sharepoint kan nämligen snabbt skapa problem.

– Ha en veckovis eller till och med daglig uppföljning.
Jignesh Shah tillägger att det är bra att låta folk bli ”lite lagom vilda” och tillåta dem att experimentera, men att det måste ske inom den struktur som finns och under någon form av övervakning.

– Så länge it-avdelningen vet att något görs är det oftast okej. En enhetlig och automatisk installation gynnar både standardiseringen och användarvänligheten.

– Administrativa rättigheter för att ändra processer är också en möjlighet, så länge det kan säkerställas att saker och ting görs rätt. När undantag görs från standardreglerna måste it-avdelningen känna till dem och ha godkänt dem, säger Jignesh Shah.