1. Vad kan personalen ta över av de uppgifter som konsulter sköter?

Konsulter är ett område där det ofta är möjligt att sänka kostnaderna relativt snabbt. Flera möjligheter finns, bland annat att gå från timdebiteringar till fastpriskontrakt och att sänka timarvodena.

Det gäller att inte gå för hårt fram så att det pris som erbjuds inte ens täcker leverantörens kostnader.

Att inventera kompetens och behov inom det egna företaget är en annan möjlighet. Ofta frigörs personal internt när den interna efterfrågan på nyutveckling och projekt minskar.

Framför allt de kunder som har sett till att säkerställa en viss nivå av kompetensförsörjning från sin konsultleverantör kan därmed lättare ta över delar av konsultjobbet.

Det kan exempelvis gälla att snabbare fasa ut drift av ett befintligt systemutvecklingsprojekt eller att koncentrera utbildningsinsatser till de aspekter i systemet som är mest centrala.

2. Betalar företaget för licenser som inte används?

Få företag använder alla funktioner i programmen. Exempelvis har många företag enligt analysföretaget Forrester fem sex beslutsstödsverktyg.

Här finns stora pengar att spara genom samordning, exempelvis genom att anvisa användarna till två eller tre alternativ.

Vissa typer av licenser bör kunna köpas in ute i organisationen. Men för dyrare program och sådana som har många användare, som kontorsprogram och affärssystem, måste det till en tydlig styrning ovanifrån. Företag som har många olika programleverantörer tenderar dessutom att betala mer eftersom de sällan kan utnyttja mängdrabatter.

Ytterligare en möjlighet är att omförhandla licensavtalen. Här finns mängder av olika typer, från att betala per användare till att betala per antal samtidiga användare för program som många behöver, men som kanske används relativt sällan.

3. Pågår avveckling av system som kan påskyndas?

Företag som befinner sig i ett systemutvecklingsprojekt fasar ofta ut sina gamla
system.

Att ha flera parallella system ökar kostnaderna för personal, drift och underhåll.

Därför bör den tid man har två system i drift minimeras.

I vissa företag kanske ett omfasningsprojekt är nödvändigt.

Det kan innefatta allt från att se till att det nya systemet verkligen finns installerat överallt till att satsa på koncentrerade utbildningsinsatser, specialsupport under en övergångstid och uppföljning när det gäller användandet.

Dessutom bör det finnas en klar men rimlig deadline för när alla ska ha bytt till det nya systemet.

Det gamla systemet bör inte skrotas utan sättas i malpåse som beredskap för att det kan behövas igen om något går fel.

4. Går det att virtualisera mer?

Virtualisering av pc, lagring och servrar kan snabbt sänka kostnaderna. Det gör det också enklare att anpassa företagets system till de behov av bearbetningskapacitet, lagring och kommunikation som finns ute i verksamheten.

Virtualisering kan även vara del av en större satsning på att öka användningen av datormoln. Tekniken kan användas både för spara lagrings- och bearbetningskapacitet och för att spara energi. Ett exempel är verktyget från programföretaget Virtual Iron som gör det möjligt att spara el genom att flytta virtuella maskiner till en del av ett system och samtidigt försätta större delar av systemet i viloläge. Det är viktigt att tänka på aspekter som säkerhet, tillgänglighet och kapacitetsbehov.

5. Betalar företaget för onödigt höga upptider?

Gamla servicenivåavtal för kapacitet och funktioner som var nödvändiga när företaget expanderade kan vara en kostnadsfälla.

Om antalet användare stabiliseras eller går ned är det läge att förhandla om till en nivå som är mer rimlig.

Kanske är det dags att se över hela företagets strategi för servicenivåhantering? Det kan innebära krav på ny kompetens, såväl juridisk, om det handlar om externa leverantörer, som teknisk och affärsmässig.

Ett servicenivåavtal är inte ett självändamål utan bara ett sätt att säkerställa att affärerna kan flyta som de ska. Samtidigt gäller det att ha en beredskap för vändningen när den kommer. Det kräver att servicenivåavtalen har en flexibilitet och kan anpassas både uppåt och nedåt.

5. Finns egenutvecklade system som kan bytas mot standardsystem?

System är som bilar: de nya kostar lite i underhåll och de gamla kostar mycket. Underhåll av gamla system är en av de värsta kostnadsfällorna. Ofta ligger de utanför budgeten och syns inte. Det gör att företagen kan ha stora kostnader för både internt och externt underhåll. Företag med låg grad av anpassningar och hög grad av standardisering klarar sig ofta med lägre underhållskostnader.