– Det är först när vi får igång de stora privata leverantörerna som vi får den riktigt stora utväxlingen av det här systemet. Vi har fått ligga på många av dem för att det ska hända något, säger Urban Sjöström, projektledare för KTHs satsning och systemansvarig för skolans ekonomisystem.

I somras blev det obligatoriskt för alla svenska myndigheter att skicka och ta emot e-fakturor i xml-format enligt Svefakturastandarden. I dag gäller obligatoriet bara för de fakturor som myndigheterna skickar till varandra.

Även privata leverantörer kan ansluta sig till standarden, men hittills har bara ett drygt 30-tal av myndigheternas 500 största leverantörer hoppat på systemet fullt ut.


Sega storföretag. "Vi har fått ligga på många av de stora privata leverantörerna för att det ska hända något", säger Urban Sjöström, projektledare för KTHs satsning på e-fakturor.

Kungliga tekniska högskolan, KTH, i Stockholm var igång med e-fakturorna i god tid innan tidsfristen löpte ut i somras. Men här står de fortfarande bara för några enstaka procent av det totala fakturaflödet.

Stora leverantörer som Teliasonera och Tele2 är två exempel bland många på företag som ännu inte skickar e-fakturor till KTHs system. Av cirka 80 000 fakturor som passerar KTHs system årligen har hittills bara drygt 3 600 varit elektroniska.

– Dessutom har vi extremt många små leverantörer och även väldigt många utländska leverantörer. Det kommer att ta lång tid innan de är inne på det här spåret.

Mitt under CS besök hos Urban Sjöström på KTH händer något som i ett slag mer än fördubblar antalet e-fakturor i KTHs system på årsbasis. En första omgång från en av KTHs största leverantörer, reseföretaget Ticket, dyker plötsligt upp i systemet.

– Ticket står ensamt för åtminstone 5 000 fakturor, konstaterar Urban Sjöström.

KTH jobbar rätt hårt med att ligga på leverantörerna att gå över.

I varje upphandling blir leverantörerna tillfrågade om de klarar e-fakturor.

I samband med övergången valde KTH att samtidigt konvertera hela det övriga flödet av pappersfakturor till digital form.

Alla inkommande fakturor skannas på en egen servicecentral. Informationen läses in till en fil som sedan kontrolleras manuellt innan såväl uppgifterna som den inlästa fakturabilden hamnar i KTHs ekonomisystem.

Fakturan går sedan vidare till den som attesterar beloppet i ett webbgränssnitt direkt på skärmen.

Urban Sjöström pekar på flera fördelar jämfört med den tidigare manuella pappershanteringen.

– Vi får en helt annan kvalitet när det gäller kontrollmöjligheter i ett sådant här flöde. Dessutom har tillgängligheten blivit väldigt mycket bättre.

– Många hos oss som attesterar fakturor är ute och reser mycket. Tidigare kunde hela processen stanna upp när folk inte fanns på plats för att attestera. I dag attesteras våra fakturor från världens alla hörn.

Det var också väldigt viktigt att få e-fakturorna att fungera på olika plattformar.

– Vi har alla datormiljöer och alla operativsystemsplattformar du kan tänka dig här på KTH. Dessa behövde vi testa för att vara säkra på att det fungerade och att det system från Agresso som vi använder höll vad det lovade, säger Urban Sjöström.