En femtedel av it-budgeten går till mjukvara och en stor del av det är licenser, enligt analysföretaget Gartner.

Att förhandla med leverantörerna i lågkonjunktur kan bli som en brottningskamp under ett fallskärmshopp mot avgrunden. Ingen vill hamna underst och båda behöver landa så mjukt som möjligt.

Enligt Per Högberg, it-chef på norska teknikföretaget Kongsberg och vice ordförande i SAPs globala användarförening Sugen, finns det mycket man kan göra för att spara på affärssystemslicenser.

– Börja med en ordentlig analys som utgår från dagsläget. Inte vad som är ”bra att ha”, utan vad som används. Ofta har det under goda tider tillåtits stora inköp av program, men i nedskärningar minskar personalstyrkan och därmed licensbehovet, säger han.

Exempelvis kan det finns många program som används i betydligt mindre utsträckning än vad företaget betalar för.

Det går också att förhandla om hela licensavtalet. Ibland får man inte några pengar för licenser, men det kan vara värt att lämna tillbaka dem så att man slipper betala för underhåll och uppgraderingar.

– Om underhållet står för en fjärdedel av licensavgiften eller mer är det ofta smart att lämna tillbaka licenserna.

Anders Edlund, konsult på Compass Consulting, ger rådet att noga inventera behovet av licenser.

– Våra studier visar att företag kan spara mycket pengar. Det kan exempelvis handla om att företaget har ett stort antal licenser trots att de flesta är sällananvändare.

Det finns stora skillnader. Bokföring har få men ”intensiva” användare medan tidsrapportering ofta har många användare som utnyttjar systemet relativt sällan.

– Om man skiljer mellan professionella användare, till exempel en personalavdelning som använder ett tidrapporteringssystem ofta, och sällananvändare som matar in data någon gång i veckan så kan det finnas utrymme att köpa billigare och enklare licenser till sällananvändarna, säger Anders Edlund.

Dan Sommer, analytiker på Gartner, säger att beslutsstöd ofta är en nyckel till kostnadssänkningar.

– Att använda beslutsstöd är en utgångspunkt för att identifiera var kostnader kan sänkas i företaget över huvud taget och bör därför fortsätta att prioriteras även om budgeten kapas, säger han.

Ofta behövs en genomgång av de beslutsverktyg man har.

– Titta på vilken funktionalitet du redan har, även det du fått på köpet. Det kan vara läge att utnyttja den beslutsstödsfunktionalitet som finns i Microsoftprodukter som SQL Server, Sharepoint och Office, säger Dan Sommer.