Jesper Lindfors & Jim Runsten är advokater med inriktning på it- och telekomfrågor på Bird & Birds advokatbyrå. Du når dem på twobirds.com.

SVAR: Ja, om företaget är ett aktiebolag måste vissa uppgifter om företaget framgå av er e-post. Enligt aktiebolagslagen från 2005 ska nämligen ett aktiebolags ”brev, fakturor, orderblanketter och webbplatser” ange bolagets firma, det vill säga dess fullständiga namn, den ort där styrelsen har sitt säte samt bolagets organisationsnummer. Om bolaget har gått i likvidation ska också det anges.

En regel om att lämna de angivna uppgifterna i aktiebolags brev, fakturor och orderblanketter gällde visserligen enligt aktiebolagslagen från 1975, men från och med 2005 har det gjorts klart att kraven gäller även för e-post.

I den ändring som gjordes 2003 i EUs så kallade publicitetsdirektiv uttalas tydligt att skyldigheten att ange vissa uppgifter gäller oavsett om brev är i pappersform eller i annan form.

I den svenska proposition som anpassade aktiebolagslagen till ändringarna i publicitetsdirektivet ansåg lagstiftaren att skrivningen av de svenska bestämmelserna om uppgiftsskyldigheten inte behövde ändras. Varken brev, fakturor eller orderblanketter är termer som hindrar elektroniska rutiner.

Med andra ord bör aktiebolag, i varje fall sedan anpassningen av aktiebolagslagen den 1 juli 2006, se till att de föreskrivna uppgifterna rutinmässigt finns med på företags brevpapper och i e-postsignaturerna för anställda och dem som uttalar sig i företagets namn.

Som framgått kräver aktiebolagslagen att de aktuella uppgifterna om företaget också ska finnas på ett aktiebolags webbplats. Ni ska också komma ihåg att det finns andra lagar med krav på vilka uppgifter om företaget som måste finnas på webbplatsen, till exempel lagen om elektronisk handel.

Enligt aktiebolagslagen kan Bolagsverket vid vite förelägga en vd eller en styrelseledamot att fullgöra ovan nämnda skyldighet. Men något sådant vite har aldrig dömts ut.

Bolagsverket uppger emellertid att myndigheten diskret påmint vissa aktiebolag om uppgiftsskyldigheten. Påstötningarna har haft önskad effekt och verket har inte behövt gå vidare med något ärende.

Att vissa uppgifter om företaget måste framgå av företagets e-post gäller bara för aktiebolag. Om företaget bedrivs i annan form, till exempel som handelsbolag, finns inget motsvarande krav.

Advokat Henrik Nilsson – som är verksam i Bird & Birds grupp för it-rätt – har svarat på frågan.