70 procent av de stora myndigheterna anser att it-arbetet är för operativt inriktat och skulle vilja lägga mer vikt vid den strategiska utvecklingen.

Det framgår av en studie som PA Consulting Group i Sverige gjort med 27 av Sveriges stora myndigheter och offentliga organisationer. Företaget har djupintervjuat generaldirektörer och andra ledande befattningshavare.

– I dag står myndigheternas it-kostnad för nära tio procent av deras totala kostnader och det är en jämförelsevis hög siffra, säger Anders Sjökvist, partner på PA Consulting i Sverige.

Även om myndigheterna ägnar mycket energi åt att utveckla sitt it-stöd på olika sätt så är det ofta väldigt kortsiktigt i dag, konstaterar han och kollegan Christian Lindell.

Det är sällan interna drivkrafter bakom myndighetens utveckling, i stället handlar det allt för ofta om att uppfylla departementens krav via exempelvis regleringsbrev.

– Det för med sig att att den utveckling som skulle kunna uträttas internt aldrig hinns med, den kommer aldrig upp på agendan, säger Christian Lindell.

I stället anser han och Anders Sjökvist att departementen mer aktivt borde skapa övergripande it-strategier tillsammans med myndigheterna. Dessa skulle de kunna arbeta med över ett antal år i stället för att de som i dag styrs av innevarande års regleringsbrev samt vårens och höstens budgetpropositioner

– Det pågår redan ett arbete i den riktningen i regeringskansliet. Regleringsbreven förenklas och blir mer strategiska i sin karaktär och det är positivt, säger Christian Lindell.

Ett annat problem är bristen på incitament.

– I dag snarare straffas den myndighet som sparar pengar med it. I stället för att de får tillbaka något av det är risken stor att anslagen helt enkelt blir lägre i motsvarande grad. Där borde departementen kunna ge en hjälpande hand, säger Anders Sjökvist.

Samtidigt som målen för myndighetens utveckling är för kortsiktiga bedrivs arbetet ofta i för långa cykler.

Myndigheterna avkrävs bara avrapporteringar en gång var fjärde månad som det är i dag och det är på tok för sällan, anser Christian Lindell.

– Det är extremt viktigt att stämma av månadsvis. Som det är nu tar det ett par veckor att göra rapporten och det innebär att ett projekt i värsta fall kan rulla i ett halvår innan ledningen får reda på att det gått i stå, säger han.

Det finns också mycket att göra när det gäller att minska kostnaderna för myndigheternas it-stöd. Framför allt finns det en stor potential i outsourcing, anser deltagarna i studien – 80 procent tror utkontrakteringen ökar.

– Där har myndigheterna inte alls kommit långt i dag. Det behöver inte handla om att outsourca till en av de traditionella leverantörerna – det kan också handla om att samarbeta med andra myndigheter och exempelvis dela på vissa funktioner, säger Christian Lindell.

Anders sjökvist och Christian Lindell perar på att Danmark och Finland redan slagit in på den vägen och skapar gemensamma it-stödcentrum för samtliga myndigheter.

– Det skulle kunna vara intressant i Sverige också, säger Anders Sjökvist.

Han tror att den enhet för verksamhetsstöd som Skatteverket och Kronofogdemyndigheten etablerat kan vara embryot till något.

Men att ha ett enda stödcentrum för alla Sveriges myndigheter ser han som orealistiskt.

– Det skulle bli alldeles för stort. Däremot tror vi att det skulle vara intressant att skapa gemensamma lösningar mer klustervis där de myndigheter som har liknande verksamheter samarbetar, säger han. Den danska statsförvaltningen består inte av självständiga

myndigheter som i Sverige.

I stället har man fællesskaber, styrelser, som ligger direkt under departementen.

Fællesskaberna inrättades i början av 2000-talet För att effektivisera verksamheten.

De servar mellan 1 000 och 4 000 personer med bas-it, ekonomiredovisning, lönehantering, inköp och tillsyn av finansiell kontroll.