Hos USA:s golfförbund, United States Golf Association, USGA, som styr över reglerna för golf och arrangerar 13 golfmästerskap varje år, vilar det dagliga arbetet tungt på e-postsystemen. 

USGA står i ständig kontakt över mejlen med sina partners, som lokala och regionala golfklubbar, USGA-medlemmar, tävlingsvärdar och hela den amerikanske golfcommunityn i stort.Och e-postsystemet rymmer verksamhetens mest kritiska data, som medlemsregister samt information och korrespondens mellan lokalavdelningarna.

– Till och med en halvtimmes nedtid skulle skada arbetsflödet allvarligt, säger IT-chefen Jessica Carroll.

Och därför har hon valt att lägga ut e-posthanteringen till IBM.

Det började med att Jessica Carroll ville revidera den befintliga planen för USGA:s e-postbackup. Enligt denna var det sagt att den interna IT-avdelningen skulle hantera hela återskapningsprocessen, inklusive beställning av ny hårdvara i händelse av haveri. Och det innebar att det skulle kunna ta timmar eller dagar att återskapa förlorade data. Så för att lätta på arbetsbördan, och försäkra sig om att USGA inte skulle behöva förlora data eller produktivitet, slöt hon förra året ett avtal med IBM om att hosta en kopia av USGAs e-postsystem i IBM:s datacenter.

Om USGAs server får problem kan Carroll numera klicka på en knapp och få upp den replikerade versionen som IBM sköter åt henne, berättar hon. Och detta utan att USGA:s användare märker någonting alls. Sedan kan hennes IT-avdelning fixa det interna problemet.

Innan Carroll kände sig trygg med upplägget förhandlade hon sig till ett strikt tjänstenivåavtal med IBM. Till exempel: i händelse av en kort nedtid som efter ett hårdvarufel, måste IBM omedelbart tillhandahålla ett års samlad e-postbackup för alla högre chefer hos USGA så att de kan fortsätta mejla utan avbrott. Och i händelse av ett totalt haveri ska IBM direkt tillhandahålla flera års backupade meddelanden. Det är en bra lösning, eftersom hård- och mjukvaran för denna typ av backup och recovery system skulle kosta USGA för mycket att hantera självt, enligt, Carroll.

Hamilton Brands väljer bort Notes för Google Apps

Hamilton Beach Brands doppade också tån i molnet via e-posten. När det var dags att uppgradera Lotus Notes i fjol, tvekade man. Hamilton Beach hade inte fräschat upp Notes på tre år och Jerry Hodge, chef för informationstjänster, visste att hoppet från Notes 6.53 till version 8 skulle tvinga honom att uppgradera sina IBM iSeries-servrar och omskola de 500 användarna på systemet. En massa dyrt jobb, bara för e-posten tänkte han.

Hodge bad därför sin personal att ta en titt på Googles tjänst Gmail istället, och på några andra alternativ också för den skull. E-post hade inte varit konkurrensavgörande på flera år, resonerade han. Genom att signa upp hos Google och betala en månadsavgift per användare, skulle Hamilton Beach undvika kostnaderna för att investera i ny hårdvara, nya mjukvarulicneser och omskolning av medarbetarna. Och eftersom Google tillhandahåller arkivtjänster och återfinnande, skulle man också spara in på sådant som backup-band och diskar samt IT-personal inom juridisk spårbarhet.

– På fem år skulle kostnaden halveras, visar en titt i kalkylarket, om man jämför kostnaden för att uppdatera Notes med Gmail. Sådana besparingar i pengar och tid var för lockande för att kunna bortse från, säger han.

– Låt någon i molnet sköta e-posten och frigör mina killar till att jobba med något som gör en skillnad, fortsätter han.

Genom att satsa på molnet är det teoretiskt sett möjligt att skära ned på arbetskraften med 10-15 procent, enligt McKinsey. Det är inte precis vad någon under CIO-nivå vill höra idag. På Hamilton Beach kunde Jerry Hodge notera en rädsla bland sina anställda. 
Men den visade sig vara obefogad.

– Mitt team var skeptiskt till molnet. De trodde att det skulle göra dem arbetslösa. Men ingen har förlorat jobbet på grund av molnet, istället har vi skolat om folk till andra, mer produktiva områden, som business continuity till exempel.

Texten publicerad på CIO.com
Översättning Alexandra Heymowska