Kungsör Plast, KP System, har tidigare använt Microsofts Exchange som e-postserver men började testa Googles webbaserade tjänster när systemet krånglade.

– Det var en nödlösning men visade sig vara så smidigt att vi fortsatt på det spåret, säger företagets utbildningschef Ingrid Andersson.

Den produkt man satsar på är Google Apps Premier Edition som kostar drygt 400 kronor per år och användare.

– Ett företag i vår storlek är för litet för att köpa större system och eftersom vi fick kalender och chatt med på köpet har det bara rullat på. En bonus är det dessutom att det hela fungerar väldigt bra i mobiltelefoner, berättar Ingrid Andersson.

KP System, som tillverkar plaströr för bensintankar, har 120 anställda och kontor i fem länder, däribland Kina och Malaysia.

– Då är det en stor fördel att man kan jobba med samma dokument på nätet oavsett vilken tidszon man sitter i och utan att behöva klippa och klistra i dokumenten, säger Ingrid Andersson.

Bland de dokument hon syftar på märks rapportformulär som finns tillgängliga online och som flera kan fylla i.

– Sedan går det att samla informationen i ett räkneark och mejla ut en länk till kunder och distributörer. Även kalendrar kan delas på samma sätt vilket vi inte kunde göra med Exchange, berättar Ingrid Andersson.

Hon har ännu inte räknat på hur mycket företaget sparat på bytet till Google Apps.

– Dock kan jag säga att vi kunnat spara 100 000 kronor på ett bräde. Det var nämligen den summa som vi budgeterade för ett intranät – men nu har vi fått Google Sites på köpet. Dessutom räknar vi med att spara 150 000 kronor per år bara genom att byta e-postsystem, säger Ingrid Andersson.

På frågan om vilka problem som KP System stött på under vägen svarar Ingrid Andersson att man får ge avkall på vissa funktioner när man väljer Googles kontorspaket i stället för Microsofts. Men hon anser att mycket av det uppvägs av de möjligheter som den webbaserade samarbetsmiljön innebär.

– En sak som vi dock saknar är ett vettigt diskussionsforum i Sites, de funktioner som finns här skulle behöva vara mer intuitiva. Men det kommer nya funktioner hela tiden och vi tar till oss fler och fler allt eftersom.

Enligt Thomas Jensen, nordisk pr-ansvarig hos Google, används Google Apps av mer än 1,7 miljoner företag runt om i världen.

– Bara det senaste året har vi sett en tillväxt på 300 procent, säger Thomas Jensen, som inte vill uppge hur många svenska företagsanvändare som hakat på trenden.

Bland de konsultbolag som länge erbjudit sina kunder att köra Googlespåret märks Capgemini som i våras ansvarade för att 30 000 användare på den franska industrikoncernen Valeo gick över till Google Apps.

– I Sverige har det dock gått trögare och här är det inga av våra större kunder som valt denna modell. Jag tror det är lättare för mindre företag medan de större kanske väljer att testa den typen av molntjänster på vissa avdelningar, säger David Glans, affärsutvecklare på Capgemini.