Låt dig inte förföras av leverantörer som hoppar på allt och alla som upphandlar affärssystem. Det är viktigt att själv, bland drygt 100 system som finns, söka fram ett system som passar din bransch. Och gallra fram en leverantör som motsvarar ditt företags storlek. Då är det inte så många kvar som du ska skicka offertförfrågan till.
– För att sålla fram branschspecifika affärssystem kan du ringa konkurrerande företag och fråga hur väl deras affärssystem passar verksamheten. Andra vägar är att ta kontakt med leverantörernas referenskunder eller användarföreningar, konstaterar Sören Janstål, affärssystemsspecialist på oberoende konsultföretaget DPU.
Till exempel Exicom, Visma, MS Dynamics NAV och Agresso passar tjänsteföretag, menar Sören Janstål. För läkemedelssektorn är Lawson ett bra system. Epicor lämpar sig bra för grossister. Monitor och Jeeves passar verkstadsindustri medan PP7 passar bra för projektdrivna verksamheter inom byggindustri.
Varför är ett branschanpassat system så viktigt?
– Sannolikheten är större att dessa system innehåller de flesta branschspecifika funktioner som behövs. Annars blir det extrabeställningar av funktionerna med onödiga kostnader som följd, säger Sören Janstål.
Innan du grovsållar efter branschlämplighet ska en styrgrupp bildas. Gruppen ska bemannas med CIO och ledningsrepresentanter. Och sedan, vid avtalsskrivning, kan någon från leverantören ingå. Styrgruppen sätter ihop en projektgrupp med folk från it, ekonomi och verksamhet. Gör en sedan en förstudie och skriv en kravspecifikation.
– Lyft fram vad som är viktigast i kravspecen. Det kan vara specifika krav på funktion, integration, eller teknisk infrastruktur, säger Sören Janstål
Efter grovsållningen kan du använda upphandlingsformaten RFI och RFP. Med den första, RFI, Request for Information, kan du skicka en enkel förfrågan till sju till åtta kandidater där du berättar vad din verksamhet har för avsikt att göra. När intresseanmälningarna landar väljer man ut drygt fyra kandidater som får en rejäl offertförfrågan med kravspecen i RFP – Request for Proposal. Utifrån svaren bjuder du in två leverantörer i workshop-form.
Vem segrar om de två uppfyller alla kärnkrav?
– Lita på din magkänsla som rätt personkemi. Syna även vilket system som är mest användarvänligt. Ju användarvänligare system, desto mindre support och användarutbildning, säger Sören Janstål.
Försök även att ta kontakt med de kunder som inte är referenskunder. Då får du en neutral bild över hur de upplever sin leverantör. Ta reda på totalkostnaden, inklusive införande, licenser och support.
Processer ska väl också styra valet av affärssystem?
– I flera fall har man frångått den principen. Många installerar systemet först. Efter en tid tar man fram förändringskrav, och anpassar systemet successivt efter de processer man skapar, säger Sören Janstål.
När ska man utvärdera affärssystem som molntjänst?
– Alltid. Mindre företag tar i sina upphandlingar ofta med molnaffärssystem som ett alternativ. Även storföretag skulle ha mycket att vinna på att ta med molnet som ett wild card, säger Sören Janstål.
– För att sålla fram branschspecifika affärssystem kan du ringa konkurrerande företag och fråga hur väl deras affärssystem passar verksamheten. Andra vägar är att ta kontakt med leverantörernas referenskunder eller användarföreningar, konstaterar Sören Janstål, affärssystemsspecialist på oberoende konsultföretaget DPU.
| – |
 |
| 50 affärssystem – ladda hem hela listan (PDF)! |
Varför är ett branschanpassat system så viktigt?
– Sannolikheten är större att dessa system innehåller de flesta branschspecifika funktioner som behövs. Annars blir det extrabeställningar av funktionerna med onödiga kostnader som följd, säger Sören Janstål.
Innan du grovsållar efter branschlämplighet ska en styrgrupp bildas. Gruppen ska bemannas med CIO och ledningsrepresentanter. Och sedan, vid avtalsskrivning, kan någon från leverantören ingå. Styrgruppen sätter ihop en projektgrupp med folk från it, ekonomi och verksamhet. Gör en sedan en förstudie och skriv en kravspecifikation.
– Lyft fram vad som är viktigast i kravspecen. Det kan vara specifika krav på funktion, integration, eller teknisk infrastruktur, säger Sören Janstål
Efter grovsållningen kan du använda upphandlingsformaten RFI och RFP. Med den första, RFI, Request for Information, kan du skicka en enkel förfrågan till sju till åtta kandidater där du berättar vad din verksamhet har för avsikt att göra. När intresseanmälningarna landar väljer man ut drygt fyra kandidater som får en rejäl offertförfrågan med kravspecen i RFP – Request for Proposal. Utifrån svaren bjuder du in två leverantörer i workshop-form.
Vem segrar om de två uppfyller alla kärnkrav?
– Lita på din magkänsla som rätt personkemi. Syna även vilket system som är mest användarvänligt. Ju användarvänligare system, desto mindre support och användarutbildning, säger Sören Janstål.
Försök även att ta kontakt med de kunder som inte är referenskunder. Då får du en neutral bild över hur de upplever sin leverantör. Ta reda på totalkostnaden, inklusive införande, licenser och support.
Processer ska väl också styra valet av affärssystem?
– I flera fall har man frångått den principen. Många installerar systemet först. Efter en tid tar man fram förändringskrav, och anpassar systemet successivt efter de processer man skapar, säger Sören Janstål.
När ska man utvärdera affärssystem som molntjänst?
– Alltid. Mindre företag tar i sina upphandlingar ofta med molnaffärssystem som ett alternativ. Även storföretag skulle ha mycket att vinna på att ta med molnet som ett wild card, säger Sören Janstål.
Molnigt på idg.se?
Oberoende experten Sören? - (Kaj Björkhagen) 2010-02-26 21:19
Gammalt - (Mammon) 2010-02-27 14:13