Även om många av SJ:s tåg har stått stilla i vinter har det varit högt tryck på deras it-avdelning. Eller kanske just därför. Men det är inte bara vädret som har skapat det höga trycket. Organisationen befinner sig i en omfattande förändringsprocess som ska öka kvaliteten, sänka kostnader och förbättra stödet till verksamheten, berättar tf CIO Tomas Bergh.

Vad går förändringarna ut på?
- Vi tar ett tag om helheten, det vill säga it som företeelse på SJ, och har tagit fram ett program på 100 punkter. Det syftar bland annat till att se över it-strategier kopplade till målbild för verksamheten. Vi ska också se över styrmodellen för IT.
- I förbättringsprogrammet finns även mer konkreta aktiviteter som syftar till att öka servicegraden från it och skapa mervärde. Här har vi genomfört ett tvådagarsseminarium där verksamheten tillsammans med it och it-leverantörer har enats om ett antal förbättringsområden.

Kan du ge några exempel på vad ni kommer att göra?
– Vi kommer bland annat att fokusera på färre antal leverantörer och etablera och följa upp viktiga nyckeltal för att hitta grundorsaker till incidenter som inträffar.
– Vi kommer också att utvärdera alternativ till Microsoft Office för att kunna öka produktiviteten och sänka kostnaderna.

Hur har ni påverkats av trycket på era verksamheter under vintern?
– I den situation som varit under vintern har trycket på att systemen ska fungera och informationsflöden fungera varit mycket stort. Det gör att vi får agera lite kortsiktigare under en period för att så snabbt som möjligt lösa de behov som uppstår i verksamheten.

Hur har it kunnat stödja verksamheten i kylan?
– Det absolut viktigaste är att de system vi har fungerar och ger våra medarbetare den information som de behöver för att kunna besvara alla frågor som uppkommer. Dessutom måste ju givetvis alla system som är riktade mot våra slutkunder som sj.se och biljettautomaterna fungera klanderfritt.
– Speciellt viktigt är det med sj.se som ger våra kunder viktig information om ändrare avgångstider eller inställda tåg.

Vilka svagheter i it-system har uppdagats under "snö- och vinterkaoset"?
– Man kan lugnt säga att vi har provtryckt våra system extra hårt under den senaste perioden. I det stora hela har det gått mycket bra. Eventuella svagheter ligger mer i att vi inte har tillräckligt många av våra system integrerade vilket gör att informationsflöden från banverket till oss och vidare ut i våra system kunde varit mycket bättre och på så sätt hjälpt våra medarbetare och kunder bättre.

Vad har ni lärt er till nästa år?
– Man lär sig alltid när man arbetar med it och om man arbetar nära sina kunder och användare. Behovet av rätt information exakt när du behöver den är mycket tydligt och jag tror att det vi har lärt oss är att inte snåla på integrationsbitar och masterdata-lösningar utan ständigt förbättra hur våra befintliga system pratar med varandra och säkerställa att alla har rätt och samma information.
– Den största bristen har varit att de som arbetar ombord inte har haft samma information som vi på kontoret. Detta måste vi förbättra avsevärt.

Utdrag ur SJ:s 100-punktslista för förbättring

• Etablera och följ upp viktiga nyckeltal för incidenthantering i syfte att hitta grundorsaker
• Säkerställ driftsäkra arbetsplatser och minimera produktivitetsstörande moment
• Förankrade överenskommelser med verksamheten (SLA) och regelbunden uppföljning
• Stabiliseringsåtgärder i trafikledningens system för ökad driftsäkerhet och tillgänglighet
• Utvärdera och implementera alternativ till Microsoft Office för att öka produktiviteten och minska kostnaderna
• Genomför systemkonsolideringen och avveckling av ej strategiska system
• Kvalitetsmätning och uppföljning av IT leverantörer
• Etablera en EA strategi kopplad till verksamhetsmodell
• Genomför leverantörskonsolidering i syfte att fokusera på färre antal IT-leverantörer