Kennametal, en verktygstillverkare i Pennsylvania, har lagt ut tio miljoner dollar på erp-underhåll de senaste 13 åren. Trots det har man inte kunnat utnyttja en enda uppgradering, berättar CIO:n Steve Hanna. Den implementation som används är alltför skräddarsydd: det skulle kosta för mycket att anpassa och testa uppgraderingarna. Han har verkligen gjort sitt bästa. Förra året tog han in konsultofferter för att få hjälp med en återimplentering. Och fick en chock. Kostnaden uppskattades till allt mellan 15 och 45 miljoner – dollar.
– De stora erp-sviterna är gamla, och inte så flexibla som en del nyare grejer, och leverantörerna kan inte bygga in någon flexibilitet, säger han.
– Det krävs tid, pengar och utbildning om vi ska hålla på och ändra i dem, ångar han på.
Viktigt, stelt och dyrt
Kennametal har det som många andra företag med sitt erp: systemet är livsviktigt, varken försörjningskedjan, ekonomi- eller personalavdelningen klarar sig utan det. Men det erbjuder inte längre några konkurrensfördelar.
Det drar sannerligen inte in några nya pengar. Och det äter allt mer av it-budgeten. Det man sitter med är alltså ett oflexibilitet system med dyra supportavtal – som genomsyrar hela företaget. Och det kan bli ett reellt problem. Det är hög tid att göra något åt saken. Frågan är bara vad.
Det är inte riktigt samma läge som det var med legacykod på stordatorn för tio år sedan. Om du inte gör något lär ditt erp inte braka ihop. Men precis som du fick lära dig nya sätt att hantera stordatorn för att göra den meningsfull i en tid av snabba webbtillämpningar, lär du bli tvungen att göra något åt affärssystemet. Det är dags att tänka över affärsprocesser, förhandla hårdare om kostnaderna och hitta nya sätt att gifta ihop erp med ny teknik. För ska ditt erp leverera värde i framtiden får du börja hantera det annorlunda här och nu!
Det nya legacyssytemet
Omsättningen på nya erp-licenser dök med 24 procent förra året, enligt Forrester – en effekt av konjunkturläget. Det betyder att leverantörerna gått in i 2010 riktigt hungriga, och kommer att erbjuda bättre villkor.
Men ta det försiktigt: det som var bra villkor igår kanske inte är det idag. Steve Stanec, CIO på stormarknadskedjan Piggly Wiggly Carolina [vilket namn! – CIO Swedens anm.], berättar att han har blivit tvungen att göra avsteg från det vanliga erp-manuset, där man förhandlar hur länge som helst för att sedan få sin mjukvara och sina höga löpande kostnader. Man har inte råd att fortsätta gå i samma gamla fällor, säger han.
Att köpa och installera affärssystem har aldrig varit det lättaste. På 90-talet surrade USA:s rättssalar av erp-dispyter, och det sades att affärssystemet i sig faktiskt blivit månget företags fall. Men allt eftersom löste man problemen, CIO:er och leverantörer tillsammans, och fler och fler företag installerade mångmiljonsystem för att hålla reda på sin komplexa verksamhet. Och så funkade man bättre än konkurrenterna – tills konkurrenterna köpte samma sak.
Idag har erp blivit mjukvarans motsvarighet till Jack Nicholson: en dyr gammal hund som har svårt att lära sig sitta, när de gamla konsterna inte längre är så speciella. Det håller på att bli stapelvara. Den goda nyheten är att CIO:er faktiskt börjar hitta nya sätt att hantera detta på.
Möbeltillverkaren Haworth kommer exempelvis att använda verktyg från Irise för att visuellt planera sin SAP-utrullning i fyra världsdelar. Verktygen simulerar hur systemet kommer att se ut, så användarna kan vänja sig innan man går live.
Man använder sig också av ett Vertex-program för att hålla reda på vad säljarna ska ha betalt, eftersom SAP inte klarar Haworths komplicerade provisionsmodell, berättar CIO:n Ann Harten.
Den här modelen har hon valt för att slippa ändra i SAP-koden.
– Förändringar i kärnan är dyra att göra och dyra att leva med. För varje ny version eller patch behöver du testa den många gånger grundligare om du har gjort sådana ändringar. Det vill du undvika till varje pris.
Att framtidens erp är så standardiserat som möjligt, anser även Steve Hanna. Anpassningar har han tröttnat på. Kennametals 6446 ändringar genom åren – Steve Hanna räknade dem – anpassade visserligen systemet till verksamheten, men de hindrade också företaget från att dra nytta av nya funktioner, eftersom de omöjliggjorde alla uppgraderingar.
Men, även om han hade haft 54 miljoner dollar att lägga på integratörer och konsulter, så att han skulle kunna gå över till senaste versionen – så har han faktiskt ingen lust.
Istället vill han prova en helt ny strategi: Han vill installera SAP i sin renaste, enklaste form. Just nu står han, i samarbete med vd, i begrepp att bygga om de processer som behövs för att matcha SAP – hellre det än att anpassa mjukvaran till processerna. Målet är att 90 procent ska installeras i befintligt skick.
Man kommer också att ta hand om implementeringen själv, i huset. IBM-konsulter har fått hjälpa till med kravspec och vilka processer som behöver skruvas till, men grovjobbet görs av it-avdelningen.
I november ska det vara klart.
– Jag ska få det att fungera, säger Steve Hanna.
Inget mer underhåll
Inte alla, men många, CIO:er är frustrerade över underhållskostnaderna för erp. Och det har de varit länge. Den senaste tidens nerdragningar och inköpsstopp har ställt saken på sin spets. Leverantörsrelationerna är mer ansträngda än någonsin.
– Delvis beror det på att lågkonjunkturen, med alla skrinlagda it-projekt, har tvingat erp-leverantörerna att leva på underhållskontrakten, säger Paul Hamerman på Forrester.
Fler än en CIO säger sig vilja se drastiska förändringar om erp ska ha någon framtid på deras företag.
Några låter sig lockas av billig tredjepartssupport. Hotellkedjan Choice Hotels, till exempel, överväger att vända sig till Rimini Street för sin Oracle-support, berättar CIO:n Carol Galonis:
– De är 50 procent billigare rakt av, och de verkar ha flera servicenivåer.
Doug Tracy, CIO på bildelsföretaget Dana Holding, vände sig till analytiker för att få reda på vart alla supportpengar tar vägen, och insåg att det handlar om 90 procents ren vinst för leverantörerna.
Då fick han nog.
Med en amerikansk bilindustri i kris har erp-satsningarna fått stå tillbaka. Doug Tracy hade gärna sett att erp-leverantören varit mer hjälpsam i besparingsarbetet, men han fick inte alls den deal han var ute efter.
Tvärtom. För att övertyga honom om att han fick något för pengarna gick leverantören igenom Dana Holdings supporthistorik: 21000 ärenden mellan januari och september 2009. Men 98 procent av dem var automatiska uppslagningar i en databas, helt utan mänsklig inblandning från leverantörens sida ...
– Vi får inte så mycket för pengarna, konstaterar Tracy.
Så vid årsskiftet tog han ett drastiskt steg: han slutade helt enkelt att betala supportavgift.
– Det har sina risker, men de är inte så stora som leverantören vill få oss att tro, säger han.
En risk är att man bryter ett kontrakt. En annan att man står utan support när det verkligen kniper. Men Doug Tracy gick igenom kontrakten med sina jurister – och sedan satte han helt enkelt it-avdelningen på att hitta andra sätt att lösa erp-problem. Det blev allt från användarforum och böcker till fristående konsulter.
Något riktigt teknikstopp har man faktsikt inte haft på åratal – erp är mogen teknik. Och det finns gott om kompetens, tycker han. Så fördelarna är flera. Dels har tilltaget sparat pengar, dels har det fungerat som prejudikat när man förhandlar med andra erp-leverantörer.
– De måste kunna visa värde för varje liten grej. Om de försöker hålla oss som gisslan så synar jag bluffen och slutar betala, säger han.
Molnet tornar upp sig
Dagens affärssystem skiljer sig inte stort från de första som installerades för 15 år sedan. Men på andra områden har det hänt desto mer. Framför allt tre företeelser – molnet, mobila plattformar och prediktiv analys – utmanar traditionell erp i grunden.
– Erp-konceptet är inte dött, men den underliggande tekniken är död, säger Bill Brydges, erp-ansvarig på konsultbolaget Morgan Franklin.
Molnets flexibla affärsmodell, där man betalar för användning, får allt fler att ifrågasätta sin erp-leverans. Man frågar sig också vilka delar av affärssystemet som ska vara åtkomliga i mobilen – och många skriker efter bättre analysverktyg för att få ut något av de enorma datamängder som erp-sviten spottar ur sig.
Men, med så mycket investerat i en gammal befintlig kodbas kan leverantörerna inte hålla jämna steg. Det är ett klassiskt problem: de har en legacykärna att ta hand om, och det är inte varenda modul i ett affärssystem som kan smackas på en Iphone, konstaterar Bill Brydges.
– Tekniken har sprungit ifrån dem, och nu måste de öppna upp api:er för att tredjepartsutvecklare ska kunna fylla luckorna, säger han.
– Molnet rör om i it-grytan på ett intressant sätt just nu, bekräftar Clayton Christensen, Harvardprofessor i företagsadministration och expert på omskakande innovation. Han drar paralleller till bil- och stålbranscherna, där billiga uppstickare lyckats driva jättar till ruinens brant.
Än så länge är molnet inget alternativ för fullskaligt erp. Men nya leverantörer med SaaS-fokus kanske kan sno åt sig bitar av erp-marknaden med moduler och nå framång på sikt. Som när Toyota började knapra på den amerikanska bilmarknaden med småbilar, ett segment som General Motors bedömt som olönsamt.
– GM gav bort de mindre lönsamma segmenten ett efter ett medan Toyota bara växte. Och var är de nu? säger Clayton Christensen.
Ständiga kompromisser
Ann Harten, CIO:n på Haworth, vill gärna ha mobil funktionalitet i sitt SAP. Haworth jobbar bland annat med inredning, modulväggar och installationsgolv. För att snabba upp processen skulle anställda kunna gå runt i lokalerna och i realtid beställa vad som behövs, vi ett SAP-gränssnitt i telefonen. Men det går inte. För det finns ingen sådan mjukvara.
– Min högsta önskan är att SAP gör api:erna tillgängliga, men om det dröjer för länge så måste vi ta fram andra lösningar, säger hon.
SAP, Oracle och andra har mycket riktigt gått ut med att detta står på agendan. Men tidsramarna är vaga.
På Choice Hotels har man använt Peoplesoft Financials i tolv år och Peoplesoft HR i åtta. Nu vill man ha mer webbfunktionalitet. Det är så många cv:n och annan information från jobbsökare som hanteras online att det blir för otympligt att konvertera webbformulärdata till hr-mjukvaran, berättar Carol Galonis.
– Om vi kunde få det här i molnet skulle vi kunna slänga ut en hel del infrastruktur och sätta administratörerna på mer värdeskapande uppgifter.
Men det gäller att hålla fötterna på jorden – ny mjukvara och nya tjänster måste ju fungera med Peoplesoft. Att ändra och anpassa erp-mjukvara är ett stort jobb. Men om hon kompletterar med smått och gott från andra leverantörer kan hon kanske stödja sina användare bättre.
– Vi skulle bli mer rörliga och reagera snabbare på skiftande behov.
ERP nu och i morgon
Precis som de här CIO:erna måste även du vara med och påverka affärssystemens framtid. Det kan vara svårt att börja betrakta erp som legacyteknik när man har investerat så mycket i att planera, implementera och anpassa. Men om du tar steget kan du hjälpa till att föra både erp-branschen och ditt eget företag framåt. Modifierera grundsystemen så lite som möjligt – kanske inte alls – så behöver du lägga mindre resurser på mjukvara som idag bara tillhandahåller grundläggande funktionalitet.
– Alla har leverantörsreskontra idag, så lägg inte jobb på att skräddarsy, säger Stanec på Piggly Wiggly.
Att förhandla hårt om supporten och kräva att leverantören ska visa värde kan löna sig, konstaterar Tracy på Dana Holding. Han tror också att fler kan klara sig utan leverantörssupport, med alla resurser online.
– Användare delar gärna med sig av sin kunskap, till skillnad från leverantörer, säger han.
Samtidigt, säger professor Christensen, måste man fortsätta hota med att ta in uppstartsleverantörer som erbjuder teknik som drakarna inte har. Galonis på Choice Hotels och Harten på Haworth gör just det, för att pressa sina leverantörer att skynda på med nyutvecklingen.
Mest visionär i skaran är kanske Stanec, som drömmer om att få se erp-leverantörerna ta fram erbjudanden som hjälper till att skapa värde.
– Då skulle vi ha något intressant att förhandla om, säger han.
– De stora erp-sviterna är gamla, och inte så flexibla som en del nyare grejer, och leverantörerna kan inte bygga in någon flexibilitet, säger han.
– Det krävs tid, pengar och utbildning om vi ska hålla på och ändra i dem, ångar han på.
Viktigt, stelt och dyrt
Kennametal har det som många andra företag med sitt erp: systemet är livsviktigt, varken försörjningskedjan, ekonomi- eller personalavdelningen klarar sig utan det. Men det erbjuder inte längre några konkurrensfördelar.
Det drar sannerligen inte in några nya pengar. Och det äter allt mer av it-budgeten. Det man sitter med är alltså ett oflexibilitet system med dyra supportavtal – som genomsyrar hela företaget. Och det kan bli ett reellt problem. Det är hög tid att göra något åt saken. Frågan är bara vad.
Det är inte riktigt samma läge som det var med legacykod på stordatorn för tio år sedan. Om du inte gör något lär ditt erp inte braka ihop. Men precis som du fick lära dig nya sätt att hantera stordatorn för att göra den meningsfull i en tid av snabba webbtillämpningar, lär du bli tvungen att göra något åt affärssystemet. Det är dags att tänka över affärsprocesser, förhandla hårdare om kostnaderna och hitta nya sätt att gifta ihop erp med ny teknik. För ska ditt erp leverera värde i framtiden får du börja hantera det annorlunda här och nu!
Det nya legacyssytemet
Omsättningen på nya erp-licenser dök med 24 procent förra året, enligt Forrester – en effekt av konjunkturläget. Det betyder att leverantörerna gått in i 2010 riktigt hungriga, och kommer att erbjuda bättre villkor.
Men ta det försiktigt: det som var bra villkor igår kanske inte är det idag. Steve Stanec, CIO på stormarknadskedjan Piggly Wiggly Carolina [vilket namn! – CIO Swedens anm.], berättar att han har blivit tvungen att göra avsteg från det vanliga erp-manuset, där man förhandlar hur länge som helst för att sedan få sin mjukvara och sina höga löpande kostnader. Man har inte råd att fortsätta gå i samma gamla fällor, säger han.
Att köpa och installera affärssystem har aldrig varit det lättaste. På 90-talet surrade USA:s rättssalar av erp-dispyter, och det sades att affärssystemet i sig faktiskt blivit månget företags fall. Men allt eftersom löste man problemen, CIO:er och leverantörer tillsammans, och fler och fler företag installerade mångmiljonsystem för att hålla reda på sin komplexa verksamhet. Och så funkade man bättre än konkurrenterna – tills konkurrenterna köpte samma sak.
Idag har erp blivit mjukvarans motsvarighet till Jack Nicholson: en dyr gammal hund som har svårt att lära sig sitta, när de gamla konsterna inte längre är så speciella. Det håller på att bli stapelvara. Den goda nyheten är att CIO:er faktiskt börjar hitta nya sätt att hantera detta på.
Möbeltillverkaren Haworth kommer exempelvis att använda verktyg från Irise för att visuellt planera sin SAP-utrullning i fyra världsdelar. Verktygen simulerar hur systemet kommer att se ut, så användarna kan vänja sig innan man går live.
Man använder sig också av ett Vertex-program för att hålla reda på vad säljarna ska ha betalt, eftersom SAP inte klarar Haworths komplicerade provisionsmodell, berättar CIO:n Ann Harten.
Den här modelen har hon valt för att slippa ändra i SAP-koden.
– Förändringar i kärnan är dyra att göra och dyra att leva med. För varje ny version eller patch behöver du testa den många gånger grundligare om du har gjort sådana ändringar. Det vill du undvika till varje pris.
Att framtidens erp är så standardiserat som möjligt, anser även Steve Hanna. Anpassningar har han tröttnat på. Kennametals 6446 ändringar genom åren – Steve Hanna räknade dem – anpassade visserligen systemet till verksamheten, men de hindrade också företaget från att dra nytta av nya funktioner, eftersom de omöjliggjorde alla uppgraderingar.
Men, även om han hade haft 54 miljoner dollar att lägga på integratörer och konsulter, så att han skulle kunna gå över till senaste versionen – så har han faktiskt ingen lust.
Istället vill han prova en helt ny strategi: Han vill installera SAP i sin renaste, enklaste form. Just nu står han, i samarbete med vd, i begrepp att bygga om de processer som behövs för att matcha SAP – hellre det än att anpassa mjukvaran till processerna. Målet är att 90 procent ska installeras i befintligt skick.
Man kommer också att ta hand om implementeringen själv, i huset. IBM-konsulter har fått hjälpa till med kravspec och vilka processer som behöver skruvas till, men grovjobbet görs av it-avdelningen.
I november ska det vara klart.
– Jag ska få det att fungera, säger Steve Hanna.
Inget mer underhåll
Inte alla, men många, CIO:er är frustrerade över underhållskostnaderna för erp. Och det har de varit länge. Den senaste tidens nerdragningar och inköpsstopp har ställt saken på sin spets. Leverantörsrelationerna är mer ansträngda än någonsin.
– Delvis beror det på att lågkonjunkturen, med alla skrinlagda it-projekt, har tvingat erp-leverantörerna att leva på underhållskontrakten, säger Paul Hamerman på Forrester.
Fler än en CIO säger sig vilja se drastiska förändringar om erp ska ha någon framtid på deras företag.
Några låter sig lockas av billig tredjepartssupport. Hotellkedjan Choice Hotels, till exempel, överväger att vända sig till Rimini Street för sin Oracle-support, berättar CIO:n Carol Galonis:
– De är 50 procent billigare rakt av, och de verkar ha flera servicenivåer.
Doug Tracy, CIO på bildelsföretaget Dana Holding, vände sig till analytiker för att få reda på vart alla supportpengar tar vägen, och insåg att det handlar om 90 procents ren vinst för leverantörerna.
Då fick han nog.
Med en amerikansk bilindustri i kris har erp-satsningarna fått stå tillbaka. Doug Tracy hade gärna sett att erp-leverantören varit mer hjälpsam i besparingsarbetet, men han fick inte alls den deal han var ute efter.
Tvärtom. För att övertyga honom om att han fick något för pengarna gick leverantören igenom Dana Holdings supporthistorik: 21000 ärenden mellan januari och september 2009. Men 98 procent av dem var automatiska uppslagningar i en databas, helt utan mänsklig inblandning från leverantörens sida ...
– Vi får inte så mycket för pengarna, konstaterar Tracy.
Så vid årsskiftet tog han ett drastiskt steg: han slutade helt enkelt att betala supportavgift.
– Det har sina risker, men de är inte så stora som leverantören vill få oss att tro, säger han.
En risk är att man bryter ett kontrakt. En annan att man står utan support när det verkligen kniper. Men Doug Tracy gick igenom kontrakten med sina jurister – och sedan satte han helt enkelt it-avdelningen på att hitta andra sätt att lösa erp-problem. Det blev allt från användarforum och böcker till fristående konsulter.
Något riktigt teknikstopp har man faktsikt inte haft på åratal – erp är mogen teknik. Och det finns gott om kompetens, tycker han. Så fördelarna är flera. Dels har tilltaget sparat pengar, dels har det fungerat som prejudikat när man förhandlar med andra erp-leverantörer.
– De måste kunna visa värde för varje liten grej. Om de försöker hålla oss som gisslan så synar jag bluffen och slutar betala, säger han.
Molnet tornar upp sig
Dagens affärssystem skiljer sig inte stort från de första som installerades för 15 år sedan. Men på andra områden har det hänt desto mer. Framför allt tre företeelser – molnet, mobila plattformar och prediktiv analys – utmanar traditionell erp i grunden.
– Erp-konceptet är inte dött, men den underliggande tekniken är död, säger Bill Brydges, erp-ansvarig på konsultbolaget Morgan Franklin.
Molnets flexibla affärsmodell, där man betalar för användning, får allt fler att ifrågasätta sin erp-leverans. Man frågar sig också vilka delar av affärssystemet som ska vara åtkomliga i mobilen – och många skriker efter bättre analysverktyg för att få ut något av de enorma datamängder som erp-sviten spottar ur sig.
Men, med så mycket investerat i en gammal befintlig kodbas kan leverantörerna inte hålla jämna steg. Det är ett klassiskt problem: de har en legacykärna att ta hand om, och det är inte varenda modul i ett affärssystem som kan smackas på en Iphone, konstaterar Bill Brydges.
– Tekniken har sprungit ifrån dem, och nu måste de öppna upp api:er för att tredjepartsutvecklare ska kunna fylla luckorna, säger han.
– Molnet rör om i it-grytan på ett intressant sätt just nu, bekräftar Clayton Christensen, Harvardprofessor i företagsadministration och expert på omskakande innovation. Han drar paralleller till bil- och stålbranscherna, där billiga uppstickare lyckats driva jättar till ruinens brant.
Än så länge är molnet inget alternativ för fullskaligt erp. Men nya leverantörer med SaaS-fokus kanske kan sno åt sig bitar av erp-marknaden med moduler och nå framång på sikt. Som när Toyota började knapra på den amerikanska bilmarknaden med småbilar, ett segment som General Motors bedömt som olönsamt.
– GM gav bort de mindre lönsamma segmenten ett efter ett medan Toyota bara växte. Och var är de nu? säger Clayton Christensen.
Ständiga kompromisser
Ann Harten, CIO:n på Haworth, vill gärna ha mobil funktionalitet i sitt SAP. Haworth jobbar bland annat med inredning, modulväggar och installationsgolv. För att snabba upp processen skulle anställda kunna gå runt i lokalerna och i realtid beställa vad som behövs, vi ett SAP-gränssnitt i telefonen. Men det går inte. För det finns ingen sådan mjukvara.
– Min högsta önskan är att SAP gör api:erna tillgängliga, men om det dröjer för länge så måste vi ta fram andra lösningar, säger hon.
SAP, Oracle och andra har mycket riktigt gått ut med att detta står på agendan. Men tidsramarna är vaga.
På Choice Hotels har man använt Peoplesoft Financials i tolv år och Peoplesoft HR i åtta. Nu vill man ha mer webbfunktionalitet. Det är så många cv:n och annan information från jobbsökare som hanteras online att det blir för otympligt att konvertera webbformulärdata till hr-mjukvaran, berättar Carol Galonis.
– Om vi kunde få det här i molnet skulle vi kunna slänga ut en hel del infrastruktur och sätta administratörerna på mer värdeskapande uppgifter.
Men det gäller att hålla fötterna på jorden – ny mjukvara och nya tjänster måste ju fungera med Peoplesoft. Att ändra och anpassa erp-mjukvara är ett stort jobb. Men om hon kompletterar med smått och gott från andra leverantörer kan hon kanske stödja sina användare bättre.
– Vi skulle bli mer rörliga och reagera snabbare på skiftande behov.
ERP nu och i morgon
Precis som de här CIO:erna måste även du vara med och påverka affärssystemens framtid. Det kan vara svårt att börja betrakta erp som legacyteknik när man har investerat så mycket i att planera, implementera och anpassa. Men om du tar steget kan du hjälpa till att föra både erp-branschen och ditt eget företag framåt. Modifierera grundsystemen så lite som möjligt – kanske inte alls – så behöver du lägga mindre resurser på mjukvara som idag bara tillhandahåller grundläggande funktionalitet.
– Alla har leverantörsreskontra idag, så lägg inte jobb på att skräddarsy, säger Stanec på Piggly Wiggly.
Att förhandla hårt om supporten och kräva att leverantören ska visa värde kan löna sig, konstaterar Tracy på Dana Holding. Han tror också att fler kan klara sig utan leverantörssupport, med alla resurser online.
– Användare delar gärna med sig av sin kunskap, till skillnad från leverantörer, säger han.
Samtidigt, säger professor Christensen, måste man fortsätta hota med att ta in uppstartsleverantörer som erbjuder teknik som drakarna inte har. Galonis på Choice Hotels och Harten på Haworth gör just det, för att pressa sina leverantörer att skynda på med nyutvecklingen.
Mest visionär i skaran är kanske Stanec, som drömmer om att få se erp-leverantörerna ta fram erbjudanden som hjälper till att skapa värde.
– Då skulle vi ha något intressant att förhandla om, säger han.
Den här artikeln har 0 kommentarer:
Molnigt på idg.se?
