Fakta

Så byter du till Google Apps

Den tekniska delen av att byta till Google Apps rör skapandet av administratörskonton och en domänmiljö, samt att skapa användarkonton och göra överföringar av befintlig e-post, kalender och kontaktlistor. Övriga funktioner, som Docs, Video och Grupper är mer användardrivna och då är det upp till ledning, personalavdelning och it-avdelning att informera om hur verktygen ska användas.

Vi tänker oss ett företag med 500 anställda, där e-post och kalenderfunktioner körs med Microsoft Exchange Server och Outlook. Samtliga klienter kör Microsoft Office för att skapa och redigera dokument. Man har nu bestämt sig för att gå över helt till Gmail och Googles kalender, samt att skrota hälften av Office-licenserna för användare som inte behöver avancerade arbetsverktyg som dokumentmallar och makron.

Vid övergången skapar administratören, förslagsvis den på it-avdelningen som tills nu varit ansvarig för Exchange-konton, ett admin-konto i Google Apps och får därmed tillgång till olika verktyg för sammankoppling av användarkonton och migrering av information. Där kan sedan rätt egenskaper för företagets Googe Apps-tjänst ställas in. Det innefattar bland annat domännamn på mejladresser, utformning av gränssnitt med företagets logga och färger, samt många olika arkiveringsval och säkerhetsinställningar.

Andra steget är att skapa användarkonton i Google Apps. Det kan antingen göras manuellt ett och ett, genom att ladda upp en csv-fil med användaruppgifter, eller med ett api som ger dig direkt koppling mellan Google Apps och företagets befintliga LDAP-katalogtjänst, till exempel Active Directory. Det finns också ett separat kontomigreringsverktyg för Lotus Notes. I vårt fall är en synkning av befintligt Active Directory rätt metod, och administratören laddar hem och installerar ett api för det.

Därefter kan man börja migrera data från det gamla systemet till det nya. E-posthistorik kan kopieras över antingen från Outlook-klienterna med ett litet program, eller från servern via pop-fetch eller med imap.

Kalenderinformation och kontakter kan också föras över på flera olika sätt. I vårt exempel väljer företaget att låta användarna själva föra över sina mejl. Programmet Google Apps Sync for Microsoft Outlook sprids till alla användare, och allt de behöver göra för att exportera sin post är att starta programmet.

E-postsignaturer, bifogade filer som kan innehålla virus (till exempel .exe) och en del alltför långa meddelanden kan inte föras över. Vissa funktioner, som anteckningar och att-göra-listor, kommer inte heller med, men det varierar beroende på vilken migreringsmetod som
används. Befintliga samlingsadresser för gruppmejl förs inte heller över utan måste återskapas manuellt i Google Grupper.