Medan den svenska outsourcingmarknaden växer så det knakar, och är värd 24,5 miljarder kronor enligt analysföretaget Radargroup, har Åhléns it-avdelning valt en blygsam outsourcingstrategi. Endast fyra av varuhuskedjans 120 system har genom åren varit ute på entreprenad.

– Kostnaderna springer iväg om vi lägger ut alla it-system. Det blir fakturor så fort leverantörer gör något som inte finns med i avtalet. Genom att behålla många system i huset kan vi uppnå en intern it-kompetens. Vi kan även nå högre flexibilitet genom att vi lättare kan omprioritera aktiviteter, resurser och kostnader, säger Åhléns cio Martin Thell.

"Kostnaderna springer iväg.
Det blir fakturor så fort leverantörer gör något som inte finns med i avtalet."

Däremot är det en rejäl fördel att lägga ut affärskritiska it-system där det finns höga krav på drifttillgänglighet, menar Martin Thell. Åhlénsgruppens outsourcade inköps- och lagersystem finns hos Tieto för drift och Sirius IT för förvaltning. Webbplatserna ahlens.com och kicks.se driftas hos Qbranch. 

Åhlénsgruppens it-system sträcker sig från den egna datorhallen på Åhléns huvudkontor vid Skanstull i Stockholm till lokala varuhus och butiker i Sverige, Norge och Finland. Det är ett stort antal olika system och tillämpningar, från ekonomisystem till skrivare och databaser. 

Den egna datorhallen i Skanstull är fylld med ett femtiotal servrar; HP, Unix, Novell och Microsoft. It-avdelningen började även använda Linux på serversidan redan för tio år sedan. 

Varför en blandning i serverparken?

– Vår driftstrategi har varit att investera i servrar och operativsystem som passar bäst för olika it-funktioner. Men strategin har haft sitt pris, det har varit svårt att ha kompetens på alla områden. Det har lett till att vi numera konsoliderar och ser till helheten, framför allt kompetensmässigt, när vi väljer servermiljö, säger Martin Thell.

Begränsad hallyta

Tack vare serverkonsolidering och virtualisering kan antalet fysiska burkar minimeras. I samma veva har it-avdelningen kunnat banta elräkningarna.

Åhléns har även kunnat uppnå flexibilitet i form av kapacitetshöjningar. Det sistnämnda innebär att företaget under flera år har kunnat undvika en utbyggnad av datorhallen. 

– Virtualiseringen har också resulterat i att hallytan har kunnat begränsas till bara drygt 25 kvadratmeter, säger Martin Thell.

Nu måste dock hallen byggas om och utökas för att kunna rymma fler fysiska servrar. Det beror inte bara på behov av mer utrymme, den befintliga datorhallen har nått sin gräns även när det gäller elförbrukning och kyla. 

Vilka förändringar blir det i den nya datorhallen? 

– Det blir ett nytt datorhallsgolv, en ny kylanläggning och ett nytt släcksystem. Vi investerar också i ett eget dieselaggregat, i stället för att hyra in oss i ett annat aggregat som finns här i huset, säger Martin Thell.

Alla data och all information lagras på disk och band. Förutom datorhallen i huset finns en datorhall även på Åhléns huvudlager i Jordbro, söder om Stockholm. 

Vilka är de största projekten just nu? 

– Att anpassa it-stöd och drift i takt med vår snabba expansion. Vi öppnar 35 till 40 nya enheter om året. Befintliga verksamheter vidareutvecklas. Det första nya Apoteket i Åhléns varuhus i Skanstull ska öppnas och så blir det e-handel på kicks.se, säger Martin Thell.

Mer att hålla koll på

I våras slängdes den fast telefonin ut för att ersättas av ip-telefoni. Förutom nya system, delprojekt för att införa nya förbindelser och arbete med att konfigurera program och hårdvara på enheterna, blir det förstås allt mer it-relaterat för driften att övervaka. För att klara övervakning och leva upp till verksamhetens sla-krav (service level agreement) har driften satsat på övervakningsverktyget OP5. I dag övervakar det 600 system eller så kallade ”hostar”, allt från skrivare, växlar och routrar till Unix/Linux-, Novell- och Windowssystem. 

– Vi har tidigare utvecklat några manuella processer för övervakning av vissa delar av it-systemen. Fördelen med det här verktyget är att det är ett centraliserat och automatiserat övervakningsverktyg som kan utföra regelbundna kontroller av systemets status och tillgänglighet.

Åhléns it-avdelning har inte varit förskonad från driftstörningar. För några år sedan blev det fel på kylanläggningen så att servrarna stannade. Administrativ personal kunde då inte komma åt ett flertal av systemen. Lyckligtvis var driftstoppet kortvarigt.

Stopp i hela södra Sverige

Vid ett annat tillfälle gick en router i ett Åhlénsvaruhus i Jönköping sönder, vilket med den kommunikationslösning som Åhléns då hade innebar att företagets verksamhet i hela södra Sverige blev utan kommunikation.

– I dag har vi en modern kommunikationslösning baserad på ett mpls-nät från DGC. 2007 bytte vi från Telias kommunikationslösning X400 till det nuvarande nätet shdsl. Med det finns en helt annan säkerhet och redundans. I nätet skickas data som kortbetalningar och saldoförfrågningar från alla enheter inom Åhlénsgruppen, säger Martin Thell.

Genom att alla på it-avdelningen nu utbildar sig för att följa Itil-managementprocesserna change, incident, service och release ska man bland annat tydligare kunna minska nertid, styra vad som finns i infrastrukturen och hantera hur och när ändringar görs.

"Innan Itil var det många
brandkårsutryckningar.
Nu vet alla hur processerna
ser ut."

– Innan Itil-utbildningarna var det mycket brandkårsutryckningar. Nu vet alla på it hur processerna ser ut. Vi jobbar allt mer strukturerat. När det blir en driftstörning tar vi tydligare lärdom av erfarenheterna för att en liknande händelse inte ska inträffa igen, säger Martin Thell.

Dynamisk arbetsplats

Martin Thell tycker att det roligaste på it-avdelningen är att såväl drift som it-stöd blir allt mer effektiva. Ett stort plus med jobbet är att Åhléns är en dynamisk plats att arbeta på.

– Men det svåraste är att prioritera vad som i slutändan genererar mest nytta för verksamheten, säger Martin Thell.

Hur ser din arbetsdag ut?

– Jag börjar med att gå igenom e-posten. Sedan är det mycket möten som tar tid. Det är möten med ledningen och verksamhet samt projektmöten. Jag måste vara informerad så att it-avdelningen kan jobba proaktivt, säger Martin Thell. 

När julhandeln ska dra igång inför företaget ändringsstopp för alla it-system som rullar inom Åhlénsgruppen.

– Det är viktigt att det inte blir strul i något systemen inför julhandeln, som är vår viktigaste försäljningstid. Om det absolut måste göras en systemförändring av något slag ska det först göras en dispensansökan, säger Martin Thell. 

Foto: Andreas Eklund