E-posten och intranätet behövde fixas. Det var budskapet som Per Andersson fick när han intervjuades för jobbet som ny it-chef i Växjö 2008.

– Jag pratade med en del i it-organisationen och anade att det kunde handla om lite mer än så. Och det gjorde det, säger han och skrattar.

Den interna kommunikationen fungerade dåligt – visst gick det att mejla men det var svårt att hitta adresserna till andra medarbetare i kommunen.

– Vi hade fem katalogtjänster och fem e-postsystem, tre versioner av Exchange, First Class och Lotus Notes. Nu är vi nere i två – de flesta har Exchange men i gymnasieskolan hänger First Class kvar. Vi har inget beslut om att byta ut First Class mejlfunktioner – men jag vet ju vad jag tycker, säger Per Andersson.


Hårt slit. ”Vi insåg rätt snart att det krävdes en hel del för att få ordning”, säger Per Anderson, it-chef i Växjö.

När han tillträdde som it-chef för två år sedan hade det varit turbulent på Växjös it-enhet en längre tid. Det fanns inget grepp över den decentraliserade it-organisationen. Alla körde sitt race. 20 personer jobbade centralt och 22 runt om i de fem olika it-organisationer som byggts upp i olika kommunala bolag och i skolan. Det fanns fem olika it-plattformar och inte ens det grundläggande nätverket var helt enhetligt.

– Vi insåg rätt snart att det krävdes en hel del för att få ordning och kontroll över kommunens it, säger Per Andersson.

Att ratta en kommuns it är inte helt lätt. Det handlar inte om en kärnverksamhet utan om många – skola, äldreomsorg, energibolag, tekniska förvaltningen, administrationen... Helt olika slags verksamheter med olika behov.

– Dessutom har vi många olika slags användare – de anställda, barnen i skolan och medborgarna som använder våra e-tjänster.

Per Andersson och två andra från it-enheten började med ett besök i Helsingborg som gjort en makeover av sin it-struktur tidigare och kom hem med mycket inspiration. Sedan skrev de en förstudie kring hur kommunen behövde strama upp sin it-verksamhet som de sedan presenterade för politikerna.

– Det är oerhört viktigt att ha ett politiskt mandat från dag ett när man ska göra en sådan här stor omorganisation. Alla håller inte med om att en centralisering är bra, om någon fått bestämma själv över sitt område är de ofta beredda att slåss för den friheten även om den inte är till nytta för organisationen, säger Per Andersson.

Samtidigt framhåller han att det har varit viktigt att ha högt i tak och låta olika röster komma till tals.

– Det kan mycket väl vara så att något som gjorts ute i organisationen varit det bästa sättet och då kanske det är så vi alla ska göra det.

Projektet som drogs igång kallas Ett it och genomfördes 2009. It-organisationen centraliserades, en gemensam it- och tjänsteplattform med tydliga och avtalade tjänsteleveranser började skapas, den ekonomiska kontrollen skärptes, gemensamma mål för hur de olika verksamheterna ska förhålla sig till it togs fram.

Bland de tydligaste resultaten är att den ekonomiska modellen för it-utrustning och tjänster har förändrats. Förut fick alla verksamheter i kommunen en faktura från it-avdelningen en gång om året – en faktura som ofta orsakat långdragna diskussioner. Nu hyr de sin utrustning.

Det går inte heller att ha vilken utrustning som helst eller köpa den själv utan det finns ett specifikt sortiment som är inlagt i en serviceportal. Fakturan kommer en gång i månaden och i serviceportalen kan alla som har budgetansvar se exakt vad som ska finnas på deras enhet och vem som har vad. På så sätt har kostnadskontrollen ökat väsentligt.

– Självklart är sortimentet begränsat – det finns bara ett par modeller av stationära och bärbara, men sortimentet ändras i takt med att behoven ändras. Visst finns det de som har synpunkter på det, säger Per Andersson.

– Men urvalet görs inte av oss på it utan av en sortimentsgrupp där alla verksamheter är representerade och där finns goda möjligheter att framföra synpunkter från medarbetarna.

Fortfarande finns vissa saker kvar som behöver slipas för att passa den nya organisationen och sättet att tänka och dessutom fortsätter arbetet med att tillämpa itil-dokumentation.

– Allt det ligger nu på it-avdelningens bord. Projektet var ett sätt att dra igång det – men det är vårt ansvar att hålla i det här nu, säger han.