I våras uppmärksammade Upphandling24 att sex svenska forskningsbibliotek gjort gemensam sak för att pressa inköpspriset på digitaliseringsrobotar. Denna typ av robotar, som skannar sig igenom hela böcker utan att förstöra dem, har hittills inte funnits på svenska bibliotek.

Innan upphandlingen påbörjades beräknades styckepriset på robotarna till runt en och en halv miljon kronor. Hela affären handlade alltså om nio miljoner kronor.

Nu undrar du förstås hur det gick sen? Karin Jortfelt, upphandlingssamordnare på Kungliga biblioteket i Stockholm, skötte det upphandlingstekniska. Hon är nöjd:

– Vi lyckades mycket väl. Vi har fått ett ramavtal på den för oss bästa maskinen på marknaden. Dessutom hamnade priset per enhet på runt 850 000 kronor, säger hon.

Hon poängterar att det finns fler vinster än ett attraktivt pris med den samordnade upphandlingen:

– Att flera stora bibliotek arbetar för att skaffa en gemensam teknisk plattform är ytterligare en vinst.

Upphandlingen, som var selektiv, lockade fem företag. Av de fem leverantörerna lämnade tre in anbud i den andra upphandlingsomgången. Vinnare av ramavtalet blev österrikiska Treventus Mechatronics.

Förutom Kungliga biblioteket deltog universitetsbiblioteken i Stockholm, Uppsala, Lund, Göteborg och Umeå i upphandlingen. Hittills har Treventus Mechatronics fått ett avrop – en robot som ska levereras till Stockholms universitet i oktober. Kungliga biblioteket och flera av de andra biblioteken står inför ett köpbeslut nu under hösten.

– Jag hoppas att fler ska dra nytta av ramavtalet, säger Karin som tror att de ”snabba avropen” hämmats av allmän resursknapphet och en fortsatt diskussion om hur vårt kulturarv ska digitaliseras.

Trots att bara en robot beställts har upphandlingen varit lönsam. Den tog fem ungefär fem manmånader och kostade cirka 300 000 kronor att genomföra – och då ingår en noggrann teknisk analys.

Än finns det gott om tid att beställa någon av de fyra modeller som Treventus Mechatronics erbjuder. Ramavtalet gäller fram till och med den 30 maj 2011 och kan sedan förlängas två gånger med ett år i taget.

Kungliga biblioteket har även slutit ramavtal för postbefordran och boktransporter. Är det annorlunda att upphandla digitaliseringsrobotar jämfört med att köpa exempelvis posttjänster?

– Nej, inte för min del. Däremot har det varit ett stort arbete för vår digitaliseringsexpert Henrik Johansson som har haft koll på de tekniska detaljerna. Som vanligt har experten gjort 80 procent av arbetet och jag resten.