När du köper ett projektverktyg är du ute efter funktionen att kunna samarbeta. Hur funktionen tillhandahålls är sekundärt. Idag är det självklart att man i första hand bör välja en molntjänst, tycker Niklas Zandelin, vd på rådgivningsföretaget Exido.

– Ofta bedrivs samarbete mellan olika aktörer, och frågan uppstår vart projektverktyget ska ligga. Det blir naturligt att lägga verktyget någonstans där alla kommer åt det.

De webbaserade projektverktygen är en av de molntjänster som vuxit snabbast. En drivkraft bakom utvecklingen är att det går snabbt att komma igång med ett projektverktyg i molnet. En annan är att det finns få begränsningar och nackdelar. It-rådgivaren Niklas Zandelin ser inte några nackdelar alls, om det är just ett samarbetsverktyg man är ute efter.

– Microsofts Sharepoint har en bredare arkitektur där man koppar ihop databaser och strukturer. Men söker man en samarbetsform för projektgrupper har jag väldigt svårt att se att man behöver en lösning som man installerar på egen server, säger Niklas Zandelin.

Att en molntjänst kan köpas in av vem som helst i verksamheten som har budget betyder att man kan runda den egna it-avdelningen. Hos företaget Vendemore, som jobbar med lead management, ser vd Christopher Engman inte detta som ett problem. Snarare är det en fördel att it-avdelningen inte är inkopplad.

– Jag har varit it-chef och jag vet vad som händer om it-avdelningen får för många ansvarsområden. Då får verksamheten böna och be om att få tid. Därför är det bättre att ha en extern leverantör, säger Christopher Engman.

En annan fördel med att ha en extern leverantör är att de tar hand om helheten. Om man byter operativsystem eller webbläsare är det leverantören som ser till att det funkar med projektverktyget.
– Med en installation får man ta den risken själv.

För Vendemore, som är inne i en tillväxtfas, är det också en fördel att man betalar för projektverktyget på månadsbasis istället för att ha höga initialkostnader för en installation.

– Dessutom kanske behoven förändras när vi växer, och då är det bra att ha flexibilitet, säger Christopher Engman.

Vendemore skaffade molntjänsten Projectplace för drygt ett år sedan och har totalt cirka 150 användare, varav tio är interna. Verktyget används i samarbetsprojekt med kunder, i bolagets styrelsearbete och fungerar även som ett intranät.

Finns det något ni saknar?
– I en drömvärld skulle vi vilja ha en Vendemore-brandad projektplats att använda utåt mot våra kunder, så att tjänsten smälter ihop med vår sajt. Men skulle vi exempelvis använda Sharepoint för att bygga detta så skulle det kosta för mycket tid och pengar – så det är inget alternativ.

Kan du se någon situation där ett molnbaserat projektverktyg inte räcker till?
– Om man har väldigt speciella behov och projekt där du är beroende av data som ligger i andra system. Exempelvis komplexa processer som att bygga en bil. Men i tjänstebranscher funkar det väldigt bra, säger Christopher Engman.