– Förr lämnade man över material till arkivet efter överenskommelse.

– Nu ska det gå till e-arkivet så snart man har avslutat ärendet.

Det berättar Lennart Ploom, som är tillförordnad stadsarkivarie i Stockholms stad. Han har hållit i utvecklingen av Stockholms stads elektroniska arkiv. Det har nu invigts, men än så länge omfattar det bara Trafikkontoret.

– Jag tror att det här är vad folk väntar sig. Reaktionen är jaha, inte hurra, säger Lennart Ploom.

Men det har varit mycket arbete med att få e-arkivet att verka självklart.

En utmaning har varit att lagra elektronisk information lika säkert som information på papper.

– Det finns pappersdokument som är tusen år gamla, men digitala dokument är av naturliga skäl bara några tiotal år.

Sedan gäller det att de digitala dokumenten verkligen förblir läsbara, det vill säga att det finns tekniska anordningar och program som klarar föråldrade filformat.

Samtidigt måste e-arkivet följa lagar och bestämmelser. Dels offentlighetsprincipens regler om att offentliga dokument ska vara tillgängliga för alla, dels sekretesslagen och personuppgiftslagens bestämmelser om att viss information ändå inte får lämnas ut. I vissa fall får informationen lämnas ut först efter att vissa uppgifter, till exempel personnamn, gjorts oläsliga.

Men den stora utmaningen har varit att göra informationen tillgänglig för allmänheten, säger Lennart Ploom.

– Hittills har arkiven följt organisationsstrukturen. Pappersdokument kan ju bara finnas på ett ställe, och det har krävts en hel del expertis för att veta var man hittar viss information. Den svårigheten vill vi ta bort. Man ska inte behöva veta var i organisationsstrukturen som informationen finns.