När du anger versionshanteringen av dokument i nya Sharepoint 2010 gäller det att se upp. Som standard sparas alla versioner i evighet, vilket ansvariga för arkiven får rensa manuellt, om det någonsin sker överhuvudtaget. Vi hade som standard önskat oss två major-versioner (1, 2, 3 och så vidare), och minor-versioner (1.1, 1.2 och så vidare) enbart på den senaste i stället för allt i likhet med 2007. Den här detaljen kan medföra ett snabbt växande berg av fysiska kopior av dokument som ingen behöver.


Versioner av dokument.


Lär dig powershell
Andra nyheter kräver att it-avdelningen sätter sig på skolbänken. Ett exempel är att stsadm numera är ersatt av powershell. Säkerhetskopiering är ett annat område där man måste tänka om, och det kan vara dags att undersöka vad en tredjepartsleverantörer kan erbjuda för att hantera Sharepoint bakom kulisserna. Avepoints har lovat att deras produkter håller jämna steg med utvecklingen av Sharepoint 2010, och webbgränssnitten som Avepoint tillhandahåller spar tid och är relativt enkla att jobba med, men många tycker kanske det är roligare att koda i powershell.

En nyhet är att menyfliksområdet hanteras på motsvarande sätt som i hela Office 2010. För den som är van vid Sharepoint 2007 tar det en stund att förstå var de olika funktionerna finns. Mycket av Sharepoint handlar om att hantera filer från övriga delar av Office, och nu när Sharepoint påminner mer om övriga Office känns det enklare, trots att programmet nu kan betydligt mer.


Menyfliksområdet (”the ribbon”) är ett sort lyft jämfört med Sharepoint 2007. Likheten med Office 2010 medför att det är betydligt enklare att hitta rätt bland alla funktioner. (Klicka för större bild)



Nytt skydd för arkivet
Funktionen record management har förändrats i grunden, så nu går den faktiskt att använda, till skillnad mot i Sharepoint 2007. Ett record är ett dokument som helt måste skyddas från förändring i samband med att ett avtal ingås med extern part, exempelvis projektbeskrivningar och kalkyler som måste skyddas oavsett var i Sharepoint dokumentet finns. Tidigare flyttades sådana dokument bort från de dokumentarkiv där de tidigare sparades, med den onaturliga effekten att det blev hål i samlingar av dokument, till exempel för ett visst projekt. Det synliga beviset på att ett dokument bokats är numera att ikonen för dokumentet fått ett nytt utseende samt att det inte går att förändra eller tas bort.

En annan värdefull nyhet är att samtliga användare i Sharepoint kan tagga och betygsätta dokument, vilket på sikt medför att det blir lättare att hitta viktiga filer. En trolig effekt blir att dokument på sikt får bättre kvalitet och innehåll.

Det har också blivit något enklare att navigera runt i stora Sharepoint-hierarkier, speciellt när du letat dig ner ett antal nivåer. En liten ikon överst till vänster i menyfliksområdet visar var i Sharepoint-hierarkin du befinner dig – en liten men mycket bra förbättring. Det finns andra navigeringshjälpmedel som liknar dem som finns i 2007, men denna lilla ikon är vår absoluta favorit.


Techworlds slutsats
Sharepoint 2010 känns mer komplett än tidigare versioner och är nu ”en i gänget” av övriga 2010-produkter från Microsoft. Viktiga funktioner har förbättrats och nya har lagts till. Trots det finns ärvda problem när det gäller versionshantering av dokument. Helhetsintrycket är lovande, men med några varningar.