Många företag brottas med bristfälliga outsourcingavtal, svikna leverantörslöften och teknikproblem som de trodde sig ha lagt ut.

Vissa planerar att ta hem utlagda it-avdelningar och affärsprocesser. Några exempel är Chrysler, Delta Air Lines, Barclays och AT&T. Fler hemtagningar är på väg, säger Bob Mathers, som är seniorkonsult på Compass Management Consulting.

– Både kunder och leverantörer har blivit smartare och bättre på att avgöra vilka tjänster som är bäst lämpade för outsourcing, säger han till IDG News.

Här är nio frågor som kan ge vägledning till företaget om outsourcing:

1. Vilka affärsmål finns det?
Målen kan vara att öka försäljningen, minska kostnaderna, förbättra vinstmarginalerna eller att förbättra egna varor eller tjänster. Poängen är att identifiera målen, samt de resurser som behövs för att uppfylla dem.

Är det mest förenligt att ha resurserna inom huset, eller utanför, relaterat till målen?

2. Vad säger affärsstudien?
En affärsstudie, business case, är första steget mot ödesvalet. Vad blir kostnaden, mervärdet och vinsten med att ta tillbaka respektive att lägga ut?

– Många företag underskattar tiden och resurserna som krävs för hemtagning, säger Bob Mathers.

Många får en chock när de ser notan för lokalytor, utbildning, rekrytering, samt hårdvaru- och programinvesteringar.

– Även juridiken är en stor utmaning, eftersom många kontrakt behöver avslutas, säger Bob Mathers.

3. Vad kostar avslutet?
Att avsluta ett outsourcingkontrakt kan ge upphov till merkostnader. Finstilta klausuler med dyra uppsägningsavgifter finns ibland. Leverantörerna kan ha gjort stora investeringar för att överta en verksamhet.

Enbart löpande månadskostnader för själva hemtagningen kan ligga på mellan fem och tio procent av vad outsourcingkontraktet kostade. Siffran kan uppgå till hela 25 procent.

4. Vem har koll på allt?
Vid outsourcing är svaret enkelt: leverantörerna ansvarar för att allt funkar. Ofta genom ett team från både kund och leverantör, som sköter alla frågor. Vid hemtagning finns ingen hjälpande hand. Vad ska göras med teknik, personal, projekt, drift och utveckling? Folket som säkrade outsourcingaffären kan dessutom ha slutat.

5. Hur ser framtida behov ut?
Utgå inte bara från dagens behov. I en lågkonjunktur minskar kapacitetskraven och kostnadskoll prioriteras. När läget vänder uppåt, så kan behoven öka i takt med att försäljningen stiger. Ta fram en prognos över framtida behov, ekonomiska, affärsmässiga och tekniska, för att se vilken strategi som bäst möter målen.

6. Vem bär skulden?
Företag som funderar på hemtagning på grund av gamla besvikelser bör fundera på sin egen roll i misslyckandet.

– Kunden alltid har alltid en del i att saker och ting blir som de är, säger Bob Mathers.

7. Vad säger affärsfolket?
Affärschefer och användare måste få sista ordet. Utan stöd från affärsverksamheten är det meningslöst att förändra.

Ha koll på vilka effekter förslag om förändringar får, innan de skickas ut. Alla i organisationen lär ställa frågan ”hur påverkar detta oss?”

8. Hur lång tid tar det?
Vid varje outsourcingavtal finns upp till 30 olika faktorer som är helt unika för en kund. Ju längre avtalstid och ju mer komplext outsourcingavtalet är, desto längre tid tar hemtagningen.

Minst fyra och upp till sex månader tar en enkel hemtagning.

Mellan nio och 16 månader kan krävas vid mer komplexa affärer.

9. Vilka kan hjälpa till?
Mängder av rådgivare och konsulter bistår gärna vid outsourcing.

Färre av dem vill ta en aktiv roll vid insourcing, eftersom det går ut på att eliminera deras eget arbete. En grundregel är att undvika de konsulter som användes vid outsourcingavtalet.