–
	Mer av Jan Feckos erfarenheter blir det på CIO Global Sourcing den 24 maj, där han är en av talarna på en späckad agenda. Anmäl dig här!
–

Det var när en grupp nya medarbetare började på SJs kraftigt outsourcade it-enhet som det blev tydligt att driftstörningarna var ovanligt många. När de gick igenom loggarna insåg de att problemet var värre än anat – hela 60 procent av ärendena löstes inte i tid.
– Vi bokade ett möte med vår leverantör där vi visade den dokumentation vi tagit fram, och där fanns problemen svart på vitt, berättar CIO:n Jan Fecko.

Mötet följdes av något han beskriver som en panikreaktion.
– Leverantören ställde sig på tå och strax hade vi tio personer som skulle hjälpa oss, men hjälpen var helt ostrukturerad. Det var som en bil som spinner – mycket rök men ingen kraft.

SJs it-avdelning är en beställarorganisation med 35 anställda, som jobbar med ett hundratal personer från olika leverantörer. Jan Fecko insåg att han var tvungen att reda ut vem som hade ansvar för vad.
– Problemet när du har flera leverantörer är att de ibland börjar skylla på varandra. Därför beslöt vi att anordna ett driftstabiliseringsseminarium.

SJ kallade in folk från alla leverantörer, allt som allt ett 50-tal personer, samt SJ:s egen it-personal, till en tvådagarsworkshop om problem och ansvar.
– Eftersom alla ansvariga satt samlade i rummet fanns ingen att skylla på – alla var tvungna att ta ansvar. Att vi träffades i verkligheten ledde också till ett mänskligt samtal, säger han.

Det var viktigt att visa att även SJ bar en del av ansvaret.
– Som beställare är det viktigt att inte bara säga ”ni måste göra bättre.” Det är ett gemensamt problem som bara kan lösas med ledarskap och förtroende.

Bra grupptryck

Leverantörerna uppskattade seminariet, och tillsammans definierade med SJ man problemen, tog fram åtgärder, delegerade ansvaret och såg till att varje ansvarig fick ett team.
– Gememensamt bestämde vi när problemet skulle vara åtgärdat och när det skulle göras en uppföljning, säger Jan Fecko.

Vid uppföljningen samlades hela gruppen igen och de ansvariga fick redovisa sina framsteg.
– Vid första uppföljningsseminariet var det vissa som kommit väldigt långt medan andra inte kommit någonstans. Vid andra mötet började det bli pinsamt för dem som inte åstadkommit något, så då satte de verkligen fart, säger Jan Fecko.

Även om SJ har haft problem med sina leverantörer tycker Jan Fecko att outsourcing oftast fungerar väldigt bra. Han ser ingen anledning att behålla en större del av it internt.
– I organisationer med egen personal är problemen annorlunda, men lika jobbiga att lösa. En fördel med att jobba med leverantörer är att de är vana vid och har förståelse för de kostnader det innebär att åtgärda problem. Om du sköter it-verksamheten internt måste du övertyga företaget om att satsa pengar på att lösa problem – och det är inte alltid det lättaste.

Mer av Jan Feckos erfarenheter blir det på CIO Global Sourcing den 24 maj, där han är en av talarna på en späckad agenda. Anmäl dig här!