Kostnadsbesparingar inom it kan göras på flera sätt, inte minst genom en översyn av licenskostnader och it-infrastrukturen. Tommy Rehnberg, it-chef i Rättviks kommun, har varit en av de drivande krafterna bakom den it-modernisering i kommunen som utnyttjat de senaste trenderna.

Han berättar om hur en blandning av öppna mjukvaror som Open Office, Citrix-virtualisering och återanvänd hårdvara minskat driftskostnaderna med miljonbelopp.

– Skillnaden i våra it-miljöer nu jämfört med hur de såg ut i början av 2000-talet är stor. Jag beräknar att vi idag sparar närmare en miljon kronor per år tack vare vår migrering till öppna mjukvaror, tunna klienter och en central hantering. Dessa bitar gör att vi slipper mycket av licenskostnaderna och får en effektivare it-administration på samma gång.

Det var under 2003 som förslag på nya it-lösningar lades fram av it-kontoret till kommunstyrelsen. I redovisningarna för de förbättringar som föreslogs fanns bland annat en direkt jämförelse med vad de kommunala verksamheternas it kostade då och de besparingar som var möjliga genom öppna lösningar.

– Det är besparingarna som har varit den stora drivkraften för de förändringar som vi påbörjade år 2003. När vi presenterade konceptet bakom kommunens skoldatanät så ingick till exempel den öppna kontorssviten Staroffice som en av komponenterna. Vi ville visa att öppna mjukvaror fungerar lika bra som proprietära och sparar licenspengar på samma gång.

Idag rullar kommunens it-avdelning ut Open Office som aktuell kontorssvit och som enligt Tommy Rehnberg visat sig fungera mycket bra tillsammans med Windows 7.


Halverad administrationskostnad

---

De kostnadsvinster som kommunen gjort de senaste åren återfinns också i en detaljerad redovisning som Obiz24 fått ta del av. Där syns bland annat att kostnaderna för drift och samordning av de kommunala skolverksamheterna minskat från 680 000 till 340 000 kronor per år från 2003 till 2006 (se utdrag i faktarutan intill).

Årskostnaden för uppgradering av programlicenser har på samma gång minskat med cirka 100 000 kronor.

En övergång till en virtualisering baserat på Citrix har även möjliggjort återvinning av äldre datorer, vilket också det varit skonsamt för budgeten.

– När förändringarna var aktuella att införa så byggde vi under åren också upp en Citrix-baserad it-miljö. Detta för att kunna ta gamla uttjänta kommundatorer och via mjukvaror göra om dem till tunna klienter istället för att köpa in ny hårdvara.

Under den närmaste tiden kommer vi även att titta på en ny teknisk plattform som baseras på Xenserver och där vi utnyttjar Microsofts lösning för applikationsdistribution App-V, berättar Tommy Rehnberg vidare.

Genom App-V krävs inte någon lokal installation av applikationer på klientdatorer, istället strömmas applikationerna från en central server. Nyttan är ytterligare förenkling av programhanteringen som gör det möjligt att ansluta vilken typ av klientdator som helst, bara den har en App-V-klient installerad.


Viktigt med öppen dialog

---

På frågan om vilka tips som kan vara bra för andra kommuner att känna till blir svaret att involvera berörda verksamheter med rätt frågor redan från projektstart och att ha en öppen dialog.

– Se till att du har de berörda verksamheterna med på vad du föreslår och vad det innebär. Se också till att fråga verksamheterna vad de vill ha för att kunna arbetat på ett bra sätt. Ställ i det skedet mjuka frågor, till exempel vad de kan tänkas ha för budgetar att ta hänsyn till och vilka funktioner de vill att en it-miljö ska kunna erbjuda.

Det är också viktigt att komma ihåg att kommunens it-kontor i första hand fungerar som ett verksamhetsstöd, poängterar han.

– Den ska finnas till för att bistå och underlätta enligt de kommunala verksamheternas behov. Det är därför bra att alltid sträva efter en öppen dialog och en öppenhet i kommunen som helhet. Lägg därtill också att it-miljöerna på samma sätt helst ska vara öppna så att de kan anpassas till förändrade behov. Idag har vi till exempel alla tekniska möjligheter att jobba mobilt. Då är det bra att man tar hänsyn till det när man inför nya lösningar.

Tommy Rehnberg säger också avslutningsvis att man inte bör försöka skynda den här typen av projekt. Istället är det bättre enligt hans erfarenhet att bygga ut allteftersom behoven aktualiseras och systemetiskt ta område för område.