Månne går Ola Ebenhart, it-chef på Apoteksgruppen, med något lättare steg idag. Projektet att rulla ut det egna affärssystemet Exagt till bolagets drygt 150 apotek är klart och alla cirka 1 000 användare är utbildade.

När började resan?
– Själva utrullningen startade i maj i år. Innan dess hade vi kört piloter på några apotek, sedan december 2010.

Vilka var utmaningarna?
– Att vi jobbade under en tidsplan som vi inte kunde påverka själva, utan var bestämd av regeringen genom att apoteken fick behålla det gamla apotekssystemet ATS under en viss period.
– Verksamhetsmässigt har de största utmaningarna kommit av att de receptspecifika delarna är ganska hårt reglerade och måste följa vissa bestämda processer.
– Lagerhantering och varuförsörjning har också inneburit stora utmaningar inte minst eftersom det ju är extremt viktigt att apoteken har rätt produkter hemma, så att kunder får sina läkemedel i rätt tid.

Hur gick utrullningen till?
– Det har handlat om att byta hårdvara, konfigurera systemet lokalt på varje apotek och sen även en central konfigurering. Det har varit fler parter inblandade, Logica och Infocare för installationer lokalt och Atea som skött hårdvarudelarna.
– Utbildning var en viktig och stor del i projektet. Vi har utbildat alla både med hjälp av e-utbildningar och lärarledda klassrumsutbildningar. I snitt har varje medarbetare fått två dagars utbildning på det sättet.
– Flera apotek har också hjälpt till vid utrullningen genom att ta emot personal från andra apotek inom Apoteksgruppen som har fått testa och lära sig systemet.

Vilka lärdomar har du dragit av projektet?
– Man ska aldrig underskatta att så tidigt som möjligt göra mappningen av verksamhetsprocesser, mot systemet och mot verksamhetens krav. Också att planera utbildning i god tid och se hur viktigt det är med information och utbildning.

Affärssystemet som kallas Exagt är baserat på Logicas affärssystem Pharma Logica. Pharma Logica är ett affärssystem med receptexpeditionsstöd som är kopplat till Apotekens Service AB:s alla tjänster. Microsoft Dynamics NAV står för det grundläggande affärsstödet, i kombination med en lösning för detaljhandel, LS Retail.