Förra hösten sa Bengtsfors kommun upp leasingavtal på kopieringsmaskiner samtidigt som de drog ner på förbrukningen av både papper och porto, insatser som sammantaget minskar kostnaderna med 200 000 kronor om året.

En stor del av kommunens handlingar skickas numera nämligen ut digitalt, åtminstone till ledamöterna i kommunstyrelsen. Samtliga har tilldelats var sin Ipad med en särskild app för ändamålet.

– Idén fick jag efter att ha läst vår lokaltidning, Dalslänningen, i en app i Ipad, berättar kommunens it-chef Marcus Holm, mannen som såg till att projektet fick fart.

Handlingarna som ska överföras till appen sparas ner som pdf:er och sedan matas de in i ett webbaserat publiceringssystem som publicerar dem per automatik. Därefter blir de tillgängliga för ledamöterna.

En hel plattform
I dag har kommunen ett trettiotal Ipads i drift, och hittills har projektet kostar cirka 180 000 kronor om man räknar med både hårdvara och utveckling av appen. Mjukvaran har tagits fram i samarbete med Netpublicator. Företagets vd Andreas Karlsson berättar att det inte bara handlar om en app, utan en helt system för distribution av nämndhandlingar.

Systemet består av tre olika delar i form av en plattform för appar, ett webbaserat administrationssystem samt servermjukvara.

– Vi bygger i dag appar till våra kunder men vi har även en egen app, Netpublicator Docs, som är tillgänglig i App Store. En app byggd på plattformen består av en pdf-läsare med anteckningsfunktionalitet. Innehållet i appen läses in i appen utan att användaren behöver utföra någon krånglig hantering. Innehållet är oftast kopplat till ett login men det är inte ett måste om man till exempel vill tillgängliggöra innehållet för allmänheten, säger Andreas Karlsson.

Säkerheten har hela tiden haft hög prioritet. Det finns bland annat system som förhindrar intrång och ser till att rätt dokument läses av rätt person. Eftersom dokument och anteckningar ligger lagrade på  centrala servrar är det heller inga problem om en Ipad skulle tappas bort eller bli stulen. Då är det bara att byta enhet och synkronisera dem mot servrarna.