6 tips för säkrare skrivare

Det finns många goda metoder för att få bukt med skrivarkaoset. Här är några enkla tips om hur du bör göra och saker du ska tänka på.

1.Rätt organisation är a och o
För det första, om du inte tidigare behandlat skrivare med samma försiktighet som företagets pc-datorer är det hög tid att börja göra det nu. De behöver skötas om, göras säkra och servas precis på samma sätt – och för det behövs god datorvana och nätverkskunskap. Se till att ansvaret för skrivarna ligger på samma ställe som ansvaret för datorer och nätverk, så att uppdateringar sker samtidigt och att skrivarna får smartaste platsen i nätverket.

2. Byt ut och fräscha upp
Inventera de skrivare och kopiatorer du har. Hur gamla är de? Har de uppdaterats med färsk firmware? Har datorerna färska drivrutiner? Går det över huvud taget att uppdatera dem? Se efter om det går att fräscha upp maskinparken med nya nätverksskrivare. Chansen är stor att du kan hyra maskiner eller köpa en utskriftstjänst (leverantören installerar, sköter service och håller skrivarna uppdaterade, du bara betalar och använder) till ett bättre pris än vad det gamla kopiatormonstret kostar. Dessutom är nya ­multi­maskiner mer energisnåla, vilket ju aldrig är fel.

3. Kryptera mera
De större skrivartillverkarna erbjuder numera möjligheten att skicka informationen krypterad i alla led från klient till skrivare. Har arbetsplatsen till exempel många inkopplade besökare på det lokala nät­verket, eller skriver ut mycket hemliga affärsdokument så kan det här vara en extra trygghet.

Kryptering säljs oftast som separata moduler eller firmware-tillägg, så det gäller att du som kund är noga med att ange att du vill ha det. På samma sätt fungerar det med skrivarens inbyggda hårddisk. Om du inte aktivt väljer tillägg till maskinerna, som exempelvis aktiv kryptering och radering när utskriftsjobbet är klart, är det för det mesta så att diskens innehåll är okrypterat. Tillverkarna börjar bli bättre på att inte lagra mera data än vad som är absolut nödvändigt på diskarna, men räkna inte med det.

4. Färre papper – mer säkerhet
Det kanske viktigaste för att få bukt med problemen är att minimera antalet utskrifter. Skriver man bara ut det som måste skrivas ut är risken för att papper hamnar på drift betydligt lägre, liksom risken att obehöriga läser av hårddiskar och nätverkstrafik. Får du ned antalet utskrivna papper sparar du ju dessutom pengar och är snällare mot miljön.

Ett sätt att komma till bukt med mycket av det här är att införa kontohantering för användarna. Användaren måste då logga in vid en skrivare för att få ut sina utskrifter. Det kan ske med pin-kod, kortläsare, med samma kort eller brickor som används för in- och utpassering i lokalerna eller med fingeravtrycksläsare. De flesta tillverkare erbjuder någon form av sådan lösning.

Det här är även en stor fördel för spårbarheten. Om känslig information läckt ut så kan du se vilka dokument som skrivits ut, av vem och när.

5. Sopa igen spåren
En sak som ofta förbises är vad som händer när företaget pensionerar en gammal skrivare med hårddisk. Ofta är maskinerna hyrda, och kan bytas ut löpande av leverantören. Därför är det viktigt att hårddiskarna i maskinerna inte innehåller känslig information när de lämnar företaget.

Här bör du vara noggrann och kräva att maskiner som återgår
till leverantören nollställs ordenligt med djupradering. Det innebär att alla data på alla sektorer av disken skrivs över med ny skräp­information i stället för att bara raderas.

Samma saker gäller givetvis om du ska sälja en gammal skrivare som du äger, eller förpassa den till soptippen. Då bör du ta ur hårddisken och antingen förstöra den (om skrivaren ska skrotas) eller göra en egen djupradering.

4 Utskriften följer användaren
En extra smart lösning kallas walk-up eller ibland follow-me-print. Användaren skriver ut till en central skrivarserver (den ser ut som en egen skrivare i nätverket och kan ”installeras” på datorerna) och kan sedan logga in på valfri skrivare och hämta sin utskrift. Är en skrivare tillfälligt ur funktion går medarbetaren bara vidare till nästa. Det spar tid och kan eliminera mycket frustration på arbetsplatsen.
Med central skrivarserver och kontohantering har du möjlighet att låsa vissa funktioner som kan innebära en säkerhetsrisk. Till exempel ska kanske bara vissa användare få skanna till usb-minne eller skicka e-post från skrivaren – till och med möjligheten till vanlig kopiering kan begränsas.