Den första januari 2012 var en ovanligt stor nyårsdag för it-direktör Thua Andersson-Kropp. Det var då Uno-projektet gick i mål – den europeiska SAP-utrullningen som hon och hennes it-kolleger på labbutrustninsgsföretaget Thermo Fisher Scientifics avdelning för immundiagnostik (tidigare Phadia) har jobbat stenhårt med sedan 2007. Som de tre sista i raden togs sajterna i England, Irland och Österrike i drift ”live”.

– Tidigare i år har vi rullat in i Finland, Danmark,Tyskland,Frankrike och Tjeckien,  säger hon.

Nu förbereds två mindre svenska produktionsbolag och sajten i  Sydafrika, men den globala satsningen i övrigt får vänta lite eftersom Phadia blev uppköpt av Thermo Fisher Scientific i augusti och man vill undersöka vad det innebär systemmässigt först.

Thua Andersson-Kropp väljer ordet ”inrullning” framför det etablerade ”utrullning”. Det är ett helt medvetet val. Efter många år som CIO och ett stort antal systeminföranden vet hon att användarnas välvilja är avgörande för att lyckas. Och hon tycker att ”inrullning” är ett mer pedagogiskt begrepp.

– System är inget man ska dra ner som en säck över huvudet på mottagarna. Många känner sig överkörda när du säger ”rulla ut”, därför använder jag ”rulla in”, säger hon.

Vikten av kommunikation och information vid ett systeminförande kan inte betonas nog, tycker hon.
– Först och främst gäller det att få med sig ledningen. Men även användarna, som kanske trivs med det system de har, måste få tillgång till de fakta som ligger till grund för förändringen för att det ska bli bra.

Från elva till ett system

Det finns flera skäl till att ett företag byter system, strategiska såväl som taktiska. Ofta handlar det om att ersätta egenutvecklade speciallösningar eller brokiga systemmiljöer med enhetliga standardlösningar, för att effektivisera och skapa synergier.

Just så var det på Phadia. När förstudien inleddes 2007 användes elva affärssystem i koncernen, varav nio var olika versioner av Movex. Målet nu blev att konsolidera till ett system, därav projektnamnet One. Och det beslöts att valet föll på SAP.
– På senare år har vi, liksom många andra företag, organiserat oss så att vi har ett centralt lager och flera utspridda säljkontor. Om alla har samma system får vi transparens i alla transaktioner och ett gemensamt vokabulär, vilket är effektivt, ­säger Thua Andersson-Kropp.

Phadia har valt att köra i princip hela SAP, det vill säga alla moduler utom projekthantering och stora hr-modulen samt bi och crm, där valet blev Cognos och Microsoft istället.

Thua berättar att den skarpa inrullningen ägde rum under 2010 och 2011, efter en designfas 2008 och en första pilotfas 2009.
– Efter piloten var det mycket som blev enklare, när vi hade visat mottagarna att det faktiskt gick vägen!

Har en mall i botten

Själva inrullningen då, hur går den till rent praktiskt? Thua och henns it-team har valt att jobba i flera steg med varje mottagarbolag, för att det ska gå så smärtfritt som möjligt – och för att kunna fånga upp reaktioner.

Hon brukar börja med en förundersökning. Under en eller ett par dagar träffar hon det lokala bolagets affärsledning för att få en bild av deras verksamhet, inklusive eventuella specialområden och systemkrav.
– Och för att få kläm på tidsramen: När kan vi rulla in? Vilka personer ska vi jobba med? Vilka projekt ska vi undvika att krocka med?

Som utgångspunkt för diskussionen används en ”template”, en mall som beskriver hur SAP-systemet stödjer processerna i ett ”typ-Phadia-företag”. Den har Thua och hennes kollegor tagit fram för att visa hur det idealiskt sett är tänkt att fungera.

Baserat på denna mall skapas sedan en prototyp för det mottagande bolaget där man har vägt in lokala förutsättningar och krav.
– På så sätt blir det ett färdigt paket som vi kan rulla in, förklarar Thua Andersson-Kropp.

Det prototypen anpassas till är sådana faktorer som är svåra att harmonisera mellan länder – det kan handla om hur man sköter kundkontakter, prissättning eller marknadsföring.
– Dessutom finns förstås en rad legala och fiskala krav som vi måste ha strategier för att hantera, konstaterar Thua Andersson-Kropp.

Anpassa lagom är bäst

Efter förundersökningen vidtar planeringsfasen, det görs upp en tidsplan och skrivs avtal med eventuella leverantörer. Om inrullningen ska ske i ett annat land försöker it-avdelningen alltid ha en lokal partner – även om prototypen har anpassats till lokala förhållanden.

– I Sverige klarar vi sådant själva, men det är bra att ha en diskussionspartner i andra länder, tycker Thua Andersson-Kropp.

Sedan går arbetet in i en skarpare fas – vi närmar oss själva inrullningen! Först genomförs ett antal testar, ”site assessments”, då prototypen demonstreras med pålagda lokala patchar. Och så ska nyckelanvändarna utbildas. Det sker under ett antal workshops, två till sex stycken beroende på hur stort bolaget är, då de får bekanta sig med prototypen under ledning av konsulter eller intern it-personal.

– Och vi lär oss samtidigt ännu mer om deras verksamhet, konstaterar Thua Andersson Kropp, som även i detta skede försöker fånga upp och åtgärda eventuella problem, från gång till gång.
– Det betyder inte nödvändigtvis i alla lägen att vi förändrar systemet, men vi tar till oss åsikter och överväger om det är något vi kan och bör rätta till, konstaterar hon.

Det är viktigt att lyssna. Samtidigt är det viktigt att inte anpassa för mycket, tycker hon. För lokalbolagen gäller det ofta att komma ifrån övertron på sin unikhet och att inse att standard räcker rätt långt.

Thua Andersson-Kropp tror att ett av de vanligaste misstagen vid utrullning, förlåt inrullning, är att man lägger för mycket krut på att försöka skapa ”den ultimata processen” istället för att jobba på.

– Många tänker först att de ska köra standard, sedan ser de en massa måsten som de vill ta itu med direkt, istället för att vänta till fas två eller fas tre. Andra vill genomföra BPR, business process reengineering, samtidigt som de inför nya affärssystem, säger hon.

– Men om du försöker göra för många förbättringar på en gång riskerar du att råka i ändlösa diskussioner. Och det gör att projektet tar mycket längre tid än beräknat.

Just detta är huvudanledningen till att tidsplanen och budgeten så ofta spricker i stora erp-projekt.

Enligt hennes egen erfarenhet är det bättre att först implementera affärssystemet och använda så mycket standard som möjligt, för att sedan förfina och justera processerna.
– Många måsten tenderar att försvinna när användarna lär känna systemet, säger hon.

Tillbaka till inrullningen. När ”site assessments” är genomförda färdigställs designen och prototypen blir skarp. Sedan följer en testperiod där man, så strukturerat som möjligt, testar igenom hela systemet. Därefter utbildas slutanvädarna. Och slutligen är det produktionssättning!
– Men vi finns förstås på plats även efter det, under den första månaden för att hjälpa användarna!

Det gamla systemet finns tillgängligt för påsyn i ett år.

3 tips för din inrullning:

1. Se till att du har en template, och håll scopet på den.

2. Ha en bra change request-process med bra beslutsfattare.

3. Se till att få med affärsverksamheten i hela projektet, från A till Ö.