Det är inte ovanligt att myndig­heter i upphandlingar vill använda sina egna erfarenheter av tidigare leverantörer. Detta är förståeligt och skapar sällan några problem om användandet av egenreferenserna begränsas till kvalificerings­fasen. Det kan dock ifrågasättas om inte utvärdering av egenreferenser riskerar att skapa mer problem än nytta.

Att utvärdera referenser är överhuvudtaget inte någon lätt uppgift. Vanliga fallgropar är att man utvärderar kriterier som egentligen hör till kvalificerings­fasen eller att bedömningen av referenternas svar blir alltför godtycklig. Att uppfylla lagens krav, och då särskilt transparens och likabehandling, blir än svårare om egenreferenser ska utvärderas.

För att en upphandlande myndig­het ska kunna beakta egenrefe­renser måste detta tydligt anges i förfrågnings­under­laget. Precis som övriga referenser måste egenreferenserna ha en direkt koppling till det som ska upphandlas och om det finns flera relevanta egenreferenser bör det framgå hur myndigheten kommer välja mellan dessa. Alternativt kan man uppställa krav på att leverantörer som haft relevanta uppdrag för myndigheten måste inkludera något av dessa uppdrag bland de efterfrågade referenserna.

Den stora utmaningen ligger dock i att undvika godtycklighet under utvärderingen eftersom myndigheten, vid utvärderingen av egenreferenserna, kan anpassa svaren/poängsättningen för att premiera eller bli av med en befintlig/tidigare leverantör. Risken är därför stor att den upphandlande myndigheten anklagas för särbehandling, positiv eller negativ. För att minimera risken för överprövning bör därför den myndighet som vill utvärdera egenreferenser klart och tydligt ange i förfrågningsunderlaget hur utvärderingen av referenserna ska gå till. Det bör även säkerställas att den som lämnar referens­svar å myndighetens vägnar inte är inblandad i upphandlings­processen i övrigt.

För den myndighet som är missnöjd med en tidigare leverantör kan lagens möjligheter till uteslutning vara ett sätt att undvika problemen som nämnts ovan. Enligt 10 kap. 2 § fjärde punkten LOU får en leverantör uteslutas från en upphandling om den upphandlande myndigheten kan visa att leverantören gjort sig skyldig till ett allvarligt fel i yrkesutövningen. Är uteslutnings­grunden tillämplig kan leverantören uteslutas redan i kvalificeringsfasen och någon utvärdering av eventuella egenreferenser aktualiseras inte överhuvudtaget. För att bestämmelsen ska kunna tillämpas förutsätts dock att leverantören begått ett allvarligt fel, exempelvis avtalsbrott. Det går därför inte att utesluta en anbudsgivare för mindre slarv eller mer allmänt missnöje med hur ett tidigare uppdrag utförts. Sannolikt är det dock oftare lättare att bevisa ett avtalsbrott än att motbevisa ett påstående om en otillbörlig utvärdering.

Jur. kand. Lina Håkansson och jur. kand. Maria Olgård, Cederquist