Våra senaste
toppartiklar

- IDG.se:

Fredrik Nyström

Dreamhack fyller 20
med 25 000 på plats


- Computer Sweden:

"Mjukvarujättarna
gräver sina
egna gravar"


- Computer Sweden:

De hårda testerna som
ska säkra Take Care


- IDG.se:

Experternas dom:
Sömnappar funkar inte


- CIO Sweden:

Academic Work lärde av misstagen

När Academic Work rullade ut sitt nya bemanningssystem för fyra år sedan gick det mesta snett.
Användarna såg inte nyttan, projektet tappade fart och den brittiska leverantören var svår att förstå. Nästa systembyte gick däremot helt smärtfritt.

–Vi lärde oss mycket av misstagen, säger it-chefen John Bojang.

Från att ha varit ett litet källarföretag med affärsidén att sammanföra studenter som söker extrajobb med företag som söker deltidspersonal har Academic Work vuxit till en storspelare med över 500 fast anställda och omkring 15 000 konsulter som årligen hyrs ut till olika företag.
Då uppstod också behov av ett omfattande bemanningssystem.

2008 hade en upphandling gjorts man började arbetet med att rulla ut systemet. Men det märktes ganska snart att projektet inte skulle hålla sitt utsatta schema.

– Det nya systemet var en gigantisk koloss och vi tog alldeles för lätt på arbetet. Vi hade till exempel tillsatt en projektledare på 20 procent, när det egentligen hade behövts en projektledarstab från start. Utbildningen halkade efter. Vi underskattade helt enkelt det mesta i det systembytet, säger John Bojang.

I efterhand ser han att man borde lagt mycket mer tid på förstudie och projektplanering. Även dialogen med leverantören borde ha varit tätare redan från början, med tydligare riktlinjer och mål med projektet. Att det var en brittisk leverantör gjorde
också att det blev kulturkrockar och språkförbistring under arbetets gång.

– Givetvis har alla system fler eller färre svagheter, men här under­skattade vi verkligen komplexiteten i systemet. Målbilden kändes väldigt diffus, som något som låg långt fram i horisonten, säger han.

Parallellt med utbildningar och systemintegration fick John Bojang driva arbetet med att lösa de problem som uppstått på grund av bristande projektplanering.
Utrullningen av bemanningssystemet ligger fortfarande kraftigt efter schemat, men nu används det utan problem i tre av de fem länder där Academic Work verkar. Det finns schemalagda releaser och tydliga mål. En person har anställts för att driva systemet på heltid.

– Vi jobbar rätt nu, men det är oerhört tufft att vända en trög start, säger John Bojang.

Trots problemen upplevde han att de anställda behöll sin nyfikenhet på systemet under arbetets gång. Academic Works personal är ung, snitt­åldern är runt 27–28 år. De flesta har akademisk utbildning och är vana vid att snabbt ta till sig information.
John ser det som ett stort plus.

– Användarna har sådan enorm energi, man får känslan av att det alltid går att komma igen även om något inte gick så bra i början. De unga användarna är heller inte rädda för förändringar. Att de kommer från akademiska utbildningar gör att inlärningskurvan antagligen ser helt annorlunda ut än på många andra arbetsplatser. Det underlättar enormt mycket för oss, säger John Bojang.

Samtidigt ställer de unga användarna höga krav på de nya systemen och ifrågasätter mycket. Det fick han lära sig under arbetet med bemanningssystemet.

– Det är många fler faktorer som spelar in nu. Kraven är högre, inte bara kring sådant som tillgänglighet, utan också kring systemens rent grafiska utseende. Även integrationsmöjligheter har en helt annan betydelse för användarna nu. Därför är det viktigt för oss att de system vi upphandlar och utvecklar själva är anpassningsbara just för att kunna skala bort, lägga till och förändra, säger han.

Ytterligare en orsak till att bemanningssystemet nu rullar på utan problem är att projektgruppen jobbar med så kallade ”superanvändare” för att få ut informationen i organisa­tionen på ett smidigt sätt. En eller två användare på varje kontor har utbildats för att fungera som support för sina kolleger och som samlar ihop idéer som de snappat upp på vägen.

– Dessa ambassadörer kan ge en annan typ av stöd än vår it-support kan ge, eftersom superanvändarna själva jobbar med våra affärsprocesser. Konkreta problem och incidenter skickas normalt sett till vår it-support, men på det här sättet försöker vi aktivt snappa upp mer mjuka värden, som hur olika system upplevs att jobba med. Krångel som uppstår när man ska implementera nya system beror ofta på att de inte är testade ordentligt, och att användarna inte förstår hela syftet med införandet, säger John Bojang.

Under våren 2012 var det dags för ännu ett systembyte på Academic Work. Den här gången gällde det ett kvalitetsledningssystem som byggde på den befintliga plattformen Sharepoint 2010. Jämfört med bemanningssystemet var det ett betydligt mindre projekt, och den här gången visste John hur han skulle undvika de största misstagen.

– Vi jobbade metodiskt och drog lärdom av det som hänt. Vi hade en bra plan med tydliga delmål, en klar målbild och vi gjorde en grundlig förstudie. Vi tillsatte en projektledare som arbetade 100 procent med projektet från start. Det kändes tydligt att vi arbetade på rätt sätt genom hela projektet och bytet gick också mycket smidigt, säger han.

– Man kan säga att bemanningssystemet och kvalitetsledningssystemet är exempel på varandras motsatser. Ett blev fel från början och det andra blev rätt. Vi lärde oss mycket av misstagen.


Fakta

Titel: It-chef
Företag: Academic Worc
Antal användare som berörs: Cirka 700



Whitepaper


Håll koll på säkerhetshoten

Artikelkommentatorerna ansvarar själva för sina inlägg.

Regler för inlägg i artikelforumet

Kommentatorn ansvarar själv för sina inlägg.
Vi har nolltolerans mot inlägg som innehåller diskriminerande uttalanden, personliga påhopp eller språk som kan uppfattas som stötande. Även poänglösa datorkrigsinlägg och inlägg som är off topic tas bort. Brott mot reglerna kan leda till permanent avstängning.

IDG förbehåller sig dessutom rätten att i varje enskilt fall bedöma huruvida ett inlägg ska tas bort, även om det inte faller under någon av reglerna ovan.

Upprepat postande av olämpliga inlägg kan medföra avstängning från artikelforumen.

Frågor? Mejla idg.se@idg.se

Läs mer om vår policy i diskussionsforum


Så rekryterar du jämställt

Aktuella jobb

Utvalda whitepaper

IT-säkerhetstrenderna 2014
Virtualisering-to-go
Sju krav på mejl i molnet

Nyhetsbrev

Anmäl dig till vårt dagliga nyhetsbrev!

Morgonens viktigaste it-nyheter och Dagens Dilbert

Please don't insert text in the box below! Please don't insert text in the box below! Villkor

Nyheter

- TechWorld:

signalspaning

Så signalspanar
Sverige


- IDG.se:

Fredrik Nyström

Dreamhack fyller 20
med 25 000 på plats


- Computer Sweden:

"Mjukvarujättarna
gräver sina
egna gravar"


- IDG.se:

Steve Jobs tar patent från graven

- IDG.se:

kundvagnar

Black Friday-hajpen upp tusentals procent


- IDG.se:

Star Wars

Star Wars-trailern är släppt - här kan du hitta den


- IDG.se:

Ryska amatörer avlyssnade soldatmejl


- IDG.se:

"Behöver vi vara oroliga för spiontrojanen?"

- TechWorld:

säkerhet

Större öppenhet - bättre säkerhet


- M3:

platt parabol

Här är den platta antennen som utmanar parabolen


- IDG.se:

Angelina Jolie i Cannes, foto: Georges Biard, CC-BY-SA

Kändisar uthängda efter Sony-hacket


- Computer Sweden:

De hårda testerna som
ska säkra Take Care


- IDG.se:

övervakning

Hellre övervakning än vårdhem


Här är de bästa Black Friday-klippen

Uppdaterad Många återförsäljare erbjuder stora rabatter inför julförsäljningen. Här är några av de bästa klippen.

- IDG.se:

shopping-window, Foto: Christoph Michels, CC-BY

Tipsa om dina bästa Black Friday-fynd


- Internetworld:

Johan Larsson

"Om Facebook försvinner - vad gör du?"


- PC för Alla:

Windows 10

"Nya funktioner i Windows 10 visas upp i januari"


- Computer Sweden:

E-hälsomyndighet hänger i limbo - "Saknas nationell samordning"


- Computer Sweden:

Drönare

Drönare allt oftare i flygincidenter


- IDG.se:

Experternas dom:
Sömnappar funkar inte

Nyhetsbrev
Kontakta oss
Postadressen är:
IDG.se, Karlbergsvägen 77, 106 78 Stockholm

Telefon (växel): 08-453 60 00

Ansvarig utgivare: Carl Grape



Om IDG.se
Copyright © International Data Group