Våra senaste 
– Den stora nyheten är att vi kan koppla ihop oss, kommunerna emellan. Växeltelefonisterna kan täcka upp för varandra, öka våra telefontider och vi blir mindre sårbara vid frånvaro, säger Lisbeth Almgren på Sotenäs kommun.
Växeltelefonisterna i de tre kommunerna kan täcka upp för varandra och samtal slussas automatiskt till en ledig växeltelefonist om det är hög belastning.
– Tanken är att det ska vara samma telefonstandard var man än ringer i kommunen. Förut har det funnits enskilda telefonsvarare på en del enheter eller så har man inte fått svar alls. Nu hamnar man i samma telefonsystem med möjlighet att få prata med en telefonist om ingen svarar på anknytningen.
Lisbeth Almgren har varit projektsamordnare mellan de tre kommunerna. Hon har tidigare jobbat i kommunens växel och har praktisk erfarenhet av det vardagliga arbetet, vilket tillsammans med hennes tekniska kompetens gjorde henne till rätt person att leda projektet.
Först ut var Munkedal som gick över till ip-telefoni i somras. Sotenäs införde systemet i mitten av oktober och Lysekil är planerat till februari nästa år.
Numera ringer man också internt mellan de tre kommunerna.
– Små kommuner samverkar mer och mer, inte bara inom telefoni utan i många olika verksamheter. Med mer samverkan blir det också mer telefonkontakt, tror Lisbeth Almgren.
Kommunikationen underlättas både internt och externt. Flera kommunala verksamheter som tidigare hade inhyrda telefonabonnemang är nu samlade under samma växel. Tidigare fanns ett hundratal anknytningar utanför växeln, i dag endast ett tiotal externa abonnemang.
– De verksamheter som har fått komma in under kommunens telefonväxel är väldigt positiva. De har fått samma funktionalitet som alla andra, berättar Lisbeth Almgren.
Med ip-utrustningen från leverantören Alcatel följer kommunikationssystemet My Teamwork med funktioner som röststyrning, telefonkonferenser och möjlighet att dela dokument. Alla har man inte börjat utnyttja, men vissa används flitigare än andra.
– Det har blivit enklare att göra hänvisningar, vilket har gjort att personalen har blivit duktigare på att frånvaroanmäla. Nu är det möjligt att göra även efter att man har lämnat kontoret, via en extern telefon och röststyrning. Ofta är det när vi lämnat kontoret som vi kommer på att vi skulle koppla en hänvisning i telefonen, säger Lisbeth Almgren.
Sparar en miljon om året
Fler och fler kommuner upptäcker fördelarna med att göra gemensamma inköp och därmed sänka sina verksamhetskostnader. Gemensamt bredbandsnät var början till samarbetet, säger Ronnie Winsnes, Lysekil.
Lysekil, Sotenäs och Munkedal påbörjade sitt samarbete genom att bygga ett gemensamt bredbandsnät, vilket öppnade för ip-telefonilösningen.
– Vi drog fiber med finansieringshjälp från staten och passade då på att sammankoppla kommunernas nät, berättar Ronnie Winsnes, it-chef i Lysekils kommun. Redan från början planerade vi för att skapa utrymme för dedikerad ip-trafik.
Samma år fick man i uppdrag att se över telefonikostnaderna. Kostnaden var också den viktigaste aspekten vid telefoniupphandlingen som gjordes 2005.
– Att sänka kostnaderna var första prioritet, säger Ronnie Winsnes. Därefter kom funktionen som i sin tur var viktigare än själva tekniken.
Kommunerna valde att upphandla telefoni som tjänst i stället för att köpa in och förvalta ett eget system. Valet föll på konsulten TDC Dotcom som installerade en lösning från Alcatel. Det var inte svårt att få ned kostnaderna jämfört med de befintliga avtal man hade.
– Vi hade ett avtal med Telia som snart skulle löpa ut. Det var ett gammalt avtal som var förmånligt när det tecknades men kostsamt i dag, säger Ronnie Winsnes.
En stor skillnad är att kommunernas interna telefonkommunikation nu är avgiftsfri.
– Genom att lägga telefonin i datanätet har vi dessutom skapat egna förbindelser till alla kommunens enheter och kunnat säga upp ett stort antal externa abonnemang.
Resultatet av sänkta samtalskostnader och minskade utgifter för inhyrda abonnemang ger rejält sänkta kostnader för kommunerna.
– Vi räknar med att de tre kommunerna tillsammans kan spara cirka en miljon kronor per år, säger Ronnie Winsnes.
Lysekil, den största av dem, står för ungefär hälften av besparingen. Totalt rör installationen 1 350 anknytningar, men det kan bli fler. Att lägga till fler anknytningar ger ingen merkostnad.
It-enheten har fått ett större ansvar än tidigare. Om telefonin inte fungerar ringde man tidigare till Telia, i dag ringer man till it-enheten.
– Det kan eventuellt innebära en extra kostnad om vi behöver rekrytera personal. Å andra sidan kommer vårt behov av inhyrda telefonikonsulter att minska, säger Ronnie Winsnes.
Varje telefon kan kontrolleras
Ip-telefoni får oförtjänt dålig publicitet när det gäller säkerhet, hävdar Munkedals it-chef Staffan Almhede.
– Ip-telefoni i den här utformningen är inte avlyssningsbar, den går aldrig över internet. Det är ett helt slutet system vi har byggt.
Staffan Almhedes kollega Anders Siljeholm som är expert på säkerhetsfrågorna medger att datanätet som telebärare är känsligare än det traditionella telefonnätet. Trots det har man inte ökat beredskapen.
– I dag har vi ett serviceavtal som garanterar en upptid på 99,3 procent, säger han. Eventuella problem åtgärdas omedelbart. I det gamla telefoniavtalet med Telia var det högst tio arbetsdagar som gällde för att åtgärda fel, säger han.
Det betyder att man kan råka ut för fler incidenter, men det blir aldrig några större avbrott i telefonin.
Både Staffan Almhede och Anders Siljeholm är överens om att någon förr eller senare kommer att lyckas med att hacka ett ip-telefonisystem och de är förvånade över att antivirusföretagen ännu inte har presenterat några produkter för den här marknaden.
Det nya systemet ger bättre kontroll över de enheter som används. Det går inte att promenera in på kommunen, koppla in en ip-telefon och börja ringa.
– Nej, porten för telefoni är stängd tills dess vi ger den ett nummer. Kontrollen har snarare ökat. Tidigare var det möjligt att koppla in ett modem i telefonisystemet, säger Anders Siljeholm som medger att det har funnits oenigheter under projektets gång.
– De som arbetar med telefonisystem är inte vana vid den hotbild som vi datamänniskor har lärt oss att leva med. Vi har varit mycket konservativa med vilken trafik som ska tillåtas och endast öppnat minimalt med portar.
Inledningsvis använder de tre kommunerna flera olika typer av telefoner i systemet. Ip-telefoner mixas med analoga telefoner och bärbara dect-telefoner. Dessutom finns det ett antal mobiltelefoner i bruk.
– Det är i första hand en kostnadsfråga. Det går att utnyttja de interna kopparledningarna och migrera sakta, säger Staffan Almhede.
Det ger också ökad säkerhet.
– Om en analog telefon slutar fungera kan vi koppla in en ip-telefon. Mobiltelefonerna, som också är knutna till växeln, innebär även de en extra säkerhet, säger Anders Siljeholm.
Ett önskemål från många i organisationen är bärbara ip-telefoner.
– Det finns inga bra produkter på marknaden, det saknas en standard. Man riskerar att låsa sig vid en produkt som kanske försvinner från marknaden, säger Anders Siljeholm.
Växeltelefonisterna i de tre kommunerna kan täcka upp för varandra och samtal slussas automatiskt till en ledig växeltelefonist om det är hög belastning.
– Tanken är att det ska vara samma telefonstandard var man än ringer i kommunen. Förut har det funnits enskilda telefonsvarare på en del enheter eller så har man inte fått svar alls. Nu hamnar man i samma telefonsystem med möjlighet att få prata med en telefonist om ingen svarar på anknytningen.
Lisbeth Almgren har varit projektsamordnare mellan de tre kommunerna. Hon har tidigare jobbat i kommunens växel och har praktisk erfarenhet av det vardagliga arbetet, vilket tillsammans med hennes tekniska kompetens gjorde henne till rätt person att leda projektet.
Först ut var Munkedal som gick över till ip-telefoni i somras. Sotenäs införde systemet i mitten av oktober och Lysekil är planerat till februari nästa år.
Numera ringer man också internt mellan de tre kommunerna.
– Små kommuner samverkar mer och mer, inte bara inom telefoni utan i många olika verksamheter. Med mer samverkan blir det också mer telefonkontakt, tror Lisbeth Almgren.
Kommunikationen underlättas både internt och externt. Flera kommunala verksamheter som tidigare hade inhyrda telefonabonnemang är nu samlade under samma växel. Tidigare fanns ett hundratal anknytningar utanför växeln, i dag endast ett tiotal externa abonnemang.
– De verksamheter som har fått komma in under kommunens telefonväxel är väldigt positiva. De har fått samma funktionalitet som alla andra, berättar Lisbeth Almgren.
Med ip-utrustningen från leverantören Alcatel följer kommunikationssystemet My Teamwork med funktioner som röststyrning, telefonkonferenser och möjlighet att dela dokument. Alla har man inte börjat utnyttja, men vissa används flitigare än andra.
– Det har blivit enklare att göra hänvisningar, vilket har gjort att personalen har blivit duktigare på att frånvaroanmäla. Nu är det möjligt att göra även efter att man har lämnat kontoret, via en extern telefon och röststyrning. Ofta är det när vi lämnat kontoret som vi kommer på att vi skulle koppla en hänvisning i telefonen, säger Lisbeth Almgren.
Sparar en miljon om året
Fler och fler kommuner upptäcker fördelarna med att göra gemensamma inköp och därmed sänka sina verksamhetskostnader. Gemensamt bredbandsnät var början till samarbetet, säger Ronnie Winsnes, Lysekil.
Lysekil, Sotenäs och Munkedal påbörjade sitt samarbete genom att bygga ett gemensamt bredbandsnät, vilket öppnade för ip-telefonilösningen.
– Vi drog fiber med finansieringshjälp från staten och passade då på att sammankoppla kommunernas nät, berättar Ronnie Winsnes, it-chef i Lysekils kommun. Redan från början planerade vi för att skapa utrymme för dedikerad ip-trafik.
Samma år fick man i uppdrag att se över telefonikostnaderna. Kostnaden var också den viktigaste aspekten vid telefoniupphandlingen som gjordes 2005.
– Att sänka kostnaderna var första prioritet, säger Ronnie Winsnes. Därefter kom funktionen som i sin tur var viktigare än själva tekniken.
Kommunerna valde att upphandla telefoni som tjänst i stället för att köpa in och förvalta ett eget system. Valet föll på konsulten TDC Dotcom som installerade en lösning från Alcatel. Det var inte svårt att få ned kostnaderna jämfört med de befintliga avtal man hade.
– Vi hade ett avtal med Telia som snart skulle löpa ut. Det var ett gammalt avtal som var förmånligt när det tecknades men kostsamt i dag, säger Ronnie Winsnes.
En stor skillnad är att kommunernas interna telefonkommunikation nu är avgiftsfri.
– Genom att lägga telefonin i datanätet har vi dessutom skapat egna förbindelser till alla kommunens enheter och kunnat säga upp ett stort antal externa abonnemang.
Resultatet av sänkta samtalskostnader och minskade utgifter för inhyrda abonnemang ger rejält sänkta kostnader för kommunerna.
– Vi räknar med att de tre kommunerna tillsammans kan spara cirka en miljon kronor per år, säger Ronnie Winsnes.
Lysekil, den största av dem, står för ungefär hälften av besparingen. Totalt rör installationen 1 350 anknytningar, men det kan bli fler. Att lägga till fler anknytningar ger ingen merkostnad.
It-enheten har fått ett större ansvar än tidigare. Om telefonin inte fungerar ringde man tidigare till Telia, i dag ringer man till it-enheten.
– Det kan eventuellt innebära en extra kostnad om vi behöver rekrytera personal. Å andra sidan kommer vårt behov av inhyrda telefonikonsulter att minska, säger Ronnie Winsnes.
Varje telefon kan kontrolleras
Ip-telefoni får oförtjänt dålig publicitet när det gäller säkerhet, hävdar Munkedals it-chef Staffan Almhede.
– Ip-telefoni i den här utformningen är inte avlyssningsbar, den går aldrig över internet. Det är ett helt slutet system vi har byggt.
Staffan Almhedes kollega Anders Siljeholm som är expert på säkerhetsfrågorna medger att datanätet som telebärare är känsligare än det traditionella telefonnätet. Trots det har man inte ökat beredskapen.
– I dag har vi ett serviceavtal som garanterar en upptid på 99,3 procent, säger han. Eventuella problem åtgärdas omedelbart. I det gamla telefoniavtalet med Telia var det högst tio arbetsdagar som gällde för att åtgärda fel, säger han.
Det betyder att man kan råka ut för fler incidenter, men det blir aldrig några större avbrott i telefonin.
Både Staffan Almhede och Anders Siljeholm är överens om att någon förr eller senare kommer att lyckas med att hacka ett ip-telefonisystem och de är förvånade över att antivirusföretagen ännu inte har presenterat några produkter för den här marknaden.
Det nya systemet ger bättre kontroll över de enheter som används. Det går inte att promenera in på kommunen, koppla in en ip-telefon och börja ringa.
– Nej, porten för telefoni är stängd tills dess vi ger den ett nummer. Kontrollen har snarare ökat. Tidigare var det möjligt att koppla in ett modem i telefonisystemet, säger Anders Siljeholm som medger att det har funnits oenigheter under projektets gång.
– De som arbetar med telefonisystem är inte vana vid den hotbild som vi datamänniskor har lärt oss att leva med. Vi har varit mycket konservativa med vilken trafik som ska tillåtas och endast öppnat minimalt med portar.
Inledningsvis använder de tre kommunerna flera olika typer av telefoner i systemet. Ip-telefoner mixas med analoga telefoner och bärbara dect-telefoner. Dessutom finns det ett antal mobiltelefoner i bruk.
– Det är i första hand en kostnadsfråga. Det går att utnyttja de interna kopparledningarna och migrera sakta, säger Staffan Almhede.
Det ger också ökad säkerhet.
– Om en analog telefon slutar fungera kan vi koppla in en ip-telefon. Mobiltelefonerna, som också är knutna till växeln, innebär även de en extra säkerhet, säger Anders Siljeholm.
Ett önskemål från många i organisationen är bärbara ip-telefoner.
– Det finns inga bra produkter på marknaden, det saknas en standard. Man riskerar att låsa sig vid en produkt som kanske försvinner från marknaden, säger Anders Siljeholm.
