RPA, robotic process automation, handlar alltså helt enkelt om att automatisera händelseförlopp på datorer, som kommandon som normalt utförs av användare. Referensen till robotar i namnet syftar på att man kan tänka sig att en robot utför knapptryckningar och annat som en mänsklig användare av en mjukvara normalt gör.
I sin enklaste form kan RPA liknas vid att spela in ett makro i en ordbehandlare, med kommandon som utförs i en viss följd, och sedan köra makrot. Avancerad RPA kan vara svår att skilja från vanlig systemutveckling. Sedan finns det varianter som inbegriper AI-lösningar som chattbottar.
Många exempel på användning av RPA handlar om att hämta information från gamla system, utan att använda api:er.
Pressen ökar på företag att kunna jobba effektivare för att spara pengar, och då kan RPA vara ett alternativ. Mängden processer som skall genomföras ökas samtidigt som repetitiva och tråkiga arbetsuppgifter minskas för medarbetaren.
Fokusera på det som är viktigt och automatisera resten. Läs mer här.
Fler valmöjligheter
Den främsta invändningen mot RPA är nog inte att referenser till robotar ger dåliga vibbar för personer som tittar för mycket på science fiction-serier. Det handlar snarare om att det skapas RPA-lösningar som involverar äldre system, i stället för att energi läggs på att ta fram nya och bättre.
Det här är ett missförstånd, eftersom det ena inte utesluter det andra. Det går att använda gamla, automatiserade system och nya system, eller applikationer, parallellt. I varje enskilt fall går det att välja vilken strategi som är bäst, beroende på hur mycket det kostar och hur lång tid det tar att bygga en lösning, ställt i relation till resultaten som fås. Och ibland är det inte en framkomlig väg att bygga nytt, då är RPA ett alternativ.
– Det finns många exempel på att det inte är ett alternativ att slänga ut gamla lösningar, men att de ändå måste effektiviseras. Det finns många flöden som innefattar både gamla och nya lösningar, säger Helena Fuchs, affärsområdeschef på Microsoft, med ansvar för Power Platform.
Enklare åtkomst
Ett typexempel på en tillämpning för RPA är att automatisera hämtning av information från många olika system, när det inte finns några enkla sätt att integrera dem. Du har kanske själv suttit och skapat en offert eller en order och blivit tvungen att klippa och klistra information mellan olika applikationer?
Ett annat exempel är att automatisera aktiviteter som behöver utföras när en person påbörjar en anställning. Det kan handla om allt från att registrera personen i Active Directory, eller liknande, till att skicka automatiska mejl med beställning av dator och telefon och att ge den nyanställde en plats i turordningen för att köpa kaffebröd till fredagsfikat. Överhuvudtaget blir RPA ofta ett attraktivt alternativ när äldre affärssystem finns med i bilden. Detta eftersom tidsvinsterna kan bli stora.
– Många exempel på användning av RPA handlar om att hämta information från gamla system, utan att använda api:er, förklarar Helena Fuchs.
En kanske lika stor vinst som smidigare användning av gamla system är att behovet av att vidareutveckla dem minskar. Det är ofta en väldigt tidsödande och krånglig process, som många företag garanterat gärna slipper.
Stort intresse
Intresset för automatisering av den här typen är stort. I en svensk undersökning utförd i höstas av IDG och analysföretaget IDC berättar 1 313 personer, majoriteten från företag med fler än 1000 anställda, om sina prioriteringar vad gäller IT. Där framkommer att automatisering och förnyelse av gamla system och processer är de största utmaningarna. Samtidigt ses automatisering och AI som de tekniklösningar som har störst potential de kommande tolv månaderna.
Gartner räknar med att RPA-marknaden kommer att växa med tvåsiffriga procentsatser fram till slutet av 2024.
Att Gartner uppskattar att de globala intäkterna från RPA-program kommer att nå 1,89 miljarder dollar 2021, 20 procent mer än under 2020, är ytterligare ett tecken på intresset. Gartner räknar med att RPA-marknaden kommer att växa med tvåsiffriga procentsatser fram till slutet av 2024.
Microsoft har svenska RPA-kunder som till exempel Axfood, som har automatiserat olika funktioner inom HR, ekonomi och varuförsörjning. Automatiserade beställningar och handdatorer som identifierar varor som närmar sig bäst före-datum har dessutom medfört att matsvinnet i butikerna minskat kraftigt.
Ikea har med hjälp av RPA byggt en lösning för kunder som vill köpa ett kök, genom ett flöde som kopplar ihop flera olika system. Det gör att en kund kan få svar direkt, till exempel om när en önskad bänkskiva kan levereras.
Lär dig mer om hur RPA kan effektivisera och ge ett snabbt resultat.
En del av low-code-trenden
Microsoft har delat in sitt erbjudande inom RPA i två alternativ. Dels en enklare variant som är tillgänglig gratis för alla användare av Windows 10, dels mer avancerade lösningar som är en del av Power Platform, närmare bestämt av Power Automate. De bygger på samma grund men är anpassade för individer, respektive företag och andra organisationer.
Vad gäller handhavande hamnar Microsofts RPA-lösningar inom området low-code. Det handlar alltså om visuella arbetssätt, som att dra och släppa med musen, i stället för att skriva programkod, för att bygga lösningar.
RPA kan ses som en del av digital transformation, jämsides med initiativ för att skapa helt nya lösningar. Men framför allt handlar det om att lösa existerande uppgifter snabbare, och förhoppningsvis bättre, med mindre behov av mänsklig inblandning. För företag borde det betyda högre lönsamhet.