Så får du dina användare att gilla BI

På LKAB i Kiruna pågår just nu ett omfattande projekt med att införa Business Intelligence, BI. 300 ekonomer och verksamhetschefer med ekonomiskt ansvar har fått tillgång till en applikation där de kan följa upp sin ekonomi.
I nästa steg, som drog igång i februari, ska ytterligare 700 personer som jobbar med produktion få tillgång till en skräddarsydd applikation för att följa upp underhållet av LKABs gigantiska maskinpark.
- Vi har inte haft några problem med att få folk intresserade. Vi har tvärtom varit tvungna att släppa in användare i testmiljön eftersom trycket har varit så högt, säger LKABs koncerncontroller Anders Hedström som är övergripande ansvarig för Business Intelligence på företaget.

Hur har då LKAB lyckats så bra – vad är knepet? IDG.se har intervjuat LKABs CIO Daniel Berglund, koncernkontrollern Anders Hedström samt Bertil Westin, vd på konsultföretaget Framsteg som hjälpt LKAB att implementera BI-verktyget QlikView. Fem avgörande faktorer har utkristalliserats: förankring, analys, användarutveckling, balans och snabbhet.

Så här lyder framgångsreceptet:

1. Förankra
Innan man drar igång ett BI-projekt är det viktigt att få med sig företagets eller organisationens ledning. I vissa fall är ledningen med från början, kanske som initiativtagare till projektet. I andra fall är det verksamheten som efterfrågar BI, och då är det kritiskt att tidigt förankra det i ledningen.
För BI eller beslutsstöd handlar i grund och botten om företagets mål. Vad vill ledningen, hur ser strategierna ut och hur kan verksamheten använda BI för att styra mot målen?
- När man börjar nysta i siffrorna handlar det väldigt mycket om strategier, säger Bertil Westin.

2. Analysera behoven
När du har ledningen med dig är det dags att bestämma vilka siffror som behövs och vad de ska användas till.
- Syftet med analysen är att skapa verklig affärsnytta och mervärde. Det är en väldig fixering vid in- och utdata idag. Men utdata ska läsas av någon som förstår vad det betyder, agerar på informationen och får ett resultat. Vi börjar med att gå till ursprungsbehoven: vilken information behövs för att fatta beslut, säger Bertil Westin.

För att styra upp sifferflödet bör man också göra en nulägesanalys av vilken information som samlas in och rapporteras i företaget idag. Anställda tillfrågas om vad de rapporterar, till vem och varför. Ofta har de inte tidigare känt till varför de rapporterar olika siffror.
- För många är det litegrann halleluja när någon för första gången förklarar vad siffrorna används till. Användarna blir jätteglada när de kan sätta sina rapporter i ett sammanhang, säger Bertil Westin.

Syftet är att koppla ihop de olika informationslänkar som finns runt om i företaget och skapa en sammanhängande informationskedja.
- Att bena ut vem som använder informationen till vad är ett väldigt bra sätt att engagera användarna, säger Bertil Westin.

3. Användarstyrd utveckling
Informationsbehovet finns i verksamheten – och därför bör de som ska använda siffrorna vara med och ta fram relevanta siffror. På LKAB har man inte skrivit några tunga kravspecar. Efter att den övergripande strategin lagts av ledningen har man genomfört workshops där användarna fått sitta ner med utvecklarna, i detta fall från leverantören Framsteg och programtillverkaren QlikTech, och gemensamt skapa BI-verktygen och diskutera vilka nyckeltal som behövs.
- När användarna ser möjligheterna i vad man kan bygga sprutar det av idéer. Man blir hungrig medan man äter när man ser vad som kan göras. Vi har fått en otroligt häftig effekt, säger Daniel Bergund, CIO på LKAB.

4. Hitta balansen
För att ett BI-verktyg ska användas i hela verksamheten måste det vara enkelt. Gränssnittet måste vara intuitivt, men man måste också klara av att skala ner de siffror och modeller som läggs in i applikationen – utan att strypa kreativiteten.
- Man måste strömlinjeforma tänket. Inte begränsa, men styra i vilken riktning det ska gå. Gör man ett för komplext system vill inte personalen använda det. Detta är den svåraste balansgången för oss, säger Anders Hedström, koncerncontroller på LKAB.

När det finns väldigt specifika önskemål från användare kan en lösning vara att skapa en egen applikation för dessa grupper.

5. Jobba snabbt
På LKAB var tiden från första mötet mellan utvecklare och användare till den första versionen av applikationen kom endast en månad. Användarna fick snabbt se resultat och utvecklarna kunde börja finslipa applikationen med omedelbar återkoppling.
- Traditionellt brukar IT-projekt vara segdragna och det blir oftast inte som man förväntar sig. Med QlikView har vi haft en otroligt snabb utvecklingstid. Då blir folk engagerade och hungriga, säger Daniel Berglund.